Žádosti a notifikace¶

WFM obsahuje systém žádostí, kde zaměstnanci mohou žádat o volno, změnu směny nebo jiné úpravy rozvrhu. Systém také odesílá emailové notifikace pro různé události.

Typy žádostí¶

Žádosti umožňují zaměstnancům žádat o změny v jejich rozvrhu. Manažeři žádosti schvalují nebo zamítají a schválené žádosti jsou automaticky aplikovány do rozvrhu.

Výchozí typy žádostí¶

WFM obsahuje běžné typy žádostí:

Volno - Dovolená, osobní volno
Nemoc - Nemocenská
Změna směny - Žádost o jinou směnu
Home office - Práce z domova
Preferovaná směna - Zaměstnanec si vybere konkrétní šablonu směny pro daný den. Viz Preferované směny.

Vytvoření vlastních typů žádostí¶

Přejděte do Nastavení > Konfigurace > Typy požadavků.
Klikněte na + Přidat typ požadavku.
Vyplňte:
- Název - Název typu žádosti (např. „Práce z domu", „Dovolená")
- Chování plánování - Jak s žádostí zachází plánovač:
  - Neplánovat (absence) - Zaměstnance nelze po dobu žádosti plánovat (např. dovolená).
  - Neutrální (lze plánovat) - Nepřítomnost se zaznamená, ale zaměstnance lze dál plánovat (např. školení).
  - Preferovaná směna - Zaměstnanec žádá o konkrétní směnu. Viz Preferované směny.
- Placené - Zda je nepřítomnost placená
- Popis - Popis typu žádosti
- Zkratka - Krátký kód pro zobrazení (např. „PZD")
- Barva / Pozadí - Barvy typu. Pozadí je barva, která tento typ žádosti identifikuje v plánu rozvrhu (viz Barvy a stavy žádostí); Barva je barva textu, která se s ní používá.
- Aktivní - Zda je tento typ žádosti dostupný
- Musí být schváleno - Zda žádosti vyžadují schválení manažera. Není dostupné pro Preferovaná směna - takové žádosti se nikdy neschvalují.
Klikněte na Uložit.

Note

Chování plánování nelze po vytvoření typu žádosti změnit.

Sloupce v seznamu typů žádostí¶

Sloupec	Popis
Název požadavku	Název typu žádosti
Typ požadavku	Kategorie: Volno (typy, které neplánují nebo jsou neutrální), Dostupnost (preferovaná směna), Home Office nebo Změna směny
Popis	Popis
Aktivní	Zda je typ dostupný

Podání žádosti¶

Jako zaměstnanec¶

Otevřete Přehled.
Klikněte na + Přidat požadavek.
Vyberte typ žádosti.
Zvolte datum(a) a jakou část dne žádost pokrývá:
- Celý den - celé dny, od data do data
- Půlden - jedno datum, buď Ráno, nebo Odpoledne
- Konkrétní hodiny - přesný časový rozsah
Přidejte popis, pokud je potřeba.
Odešlete.

Žádost je odeslána vašemu nadřízenému ke schválení. Agenti mohou podávat žádosti jen za sebe. Žádost, která ještě čeká na schválení, lze stáhnout - viz Pohled agenta.

Note

Dostupné typy žádostí může omezovat vaše smlouva - viz Povolené typy absencí. Typy, které vaše smlouva nepovoluje, nejsou nabízeny.

Jako manažer (jménem zaměstnance)¶

Přejděte do Lidé > Požadavky.
Klikněte na + Přidat požadavek (nebo z Přehledu).
Vyplňte:
- Uživatel - Vyberte zaměstnance
- Typ požadavku - Vyberte typ
- Pracoviště, Směna, Dovednost - U změny směny, preferované směny nebo dne home office
- Celý den / Půlden / Konkrétní hodiny - Jakou část dne žádost pokrývá
- Datum/rozsah - U home office: jedno datum, nebo rozsah dat
- Od data / Do data nebo Datum - Data žádosti
- Popis - Volitelné poznámky
Klikněte na Uložit.

Opakované žádosti¶

Žádost na jedno Datum - půldenní volno, změna směny, preferovaná směna nebo den home office - se může opakovat:

Pod datem klikněte na Neopakovat a otevře se Opakování.
Nastavte Opakovat každých - počet dní, týdnů, měsíců nebo let. U týdnů vyberte dny v Opakovat dne, u měsíců den v měsíci.
Nastavte, kdy opakování Končí: Nikdy, k datu, nebo Po počtu opakování.
Klikněte na Hotovo (nebo Bez opakování pro zrušení opakování).

Když upravujete nebo odstraňujete jeden výskyt opakované žádosti, WFM se zeptá, které výskyty změnit: Tato událost, Tato událost a následující nebo Všechny události.

Schválení nebo zamítnutí žádosti¶

Manažeři přijímají notifikace, když zaměstnanci podají žádosti.

Jak zpracovat žádosti¶

Přejděte do Lidé > Požadavky nebo otevřete pohled rozvrhu.
Najděte žádosti pomocí filtrů (viz níže).
Zkontrolujte podrobnosti.
Klikněte na Schválit nebo Zamítnout.

Čekající žádosti lze schválit nebo zamítnout i přímo v rozvrhu: v Denním pohledu plánu klikněte na žádost pravým tlačítkem a vyberte Schválit nebo Zamítnout. Viz Práce s rozvrhem.

Vyhledání žádostí¶

Ve výchozím stavu seznam ukazuje žádosti ve stavu Čeká na schválení za Všechna data. Lišta filtrů nad seznamem nabízí:

Rozsah dat - Dnes, Zítra, Tento týden, Příští týden, Tento měsíc, Všechna data nebo Vlastní s datem Od / Do
Stav - Čeká na schválení, Schváleno nebo Vše
Pouze můj tým - Jen žádosti zaměstnanců, jejichž jste nadřízený (viz Nastavení nadřízených zaměstnanců)

Kliknutím na Filtry otevřete Rozšířené filtry s volbami Typy požadavků, Uživatelé, Skupiny agentů, Pouze můj tým a Hledat v popisu a klikněte na Použít. Resetovat v liště filtrů vrátí výchozí stav.

Kromě uživatele, dat, žádosti a stavu seznam ukazuje:

Sloupec	Popis
Skupiny agentů	Skupiny agentů zaměstnance
Bude vyčerpáno	U žádostí o volno: kolik hodin žádost čerpá z fondů zaměstnance
Splněno	U žádostí o preferovanou směnu: zda byla preferovaná směna přiřazena. Viz Preferované směny.

Náhled schválení¶

Když schvalujete žádost z Lidé > Požadavky nebo z rozvrhu, potvrzení ukáže, co schválení změní:

V tomto období je také mimo kancelář - Další lidé ze stejného pracoviště, jejichž volno se s žádostí překrývá. Barevný štítek je typ jejich žádosti, Čeká na schválení označuje dosud neschválenou žádost a ikona lidí označuje toho, kdo s žadatelem sdílí alespoň jednu dovednost.
Dopad na pokrytí - Pro každý dotčený den pokrytí potřeb Před a Po schválení, počet Nedostatečně pokryté sloty (15minutové intervaly s menším počtem lidí, než je potřeba) a Největší výpadek (největší chybějící počet v jednom intervalu). Kliknutím na Zobrazit časovou osu uvidíte intervaly barevně, od většího počtu lidí, než je potřeba, po dva a více chybějící.

Pokud se náhled nepodaří načíst, žádost lze přesto schválit.

Co se stane po schválení¶

Žádost je označena jako schválená.
Rozvrh se automaticky aktualizuje (např. den je označen jako dovolená).
Zaměstnanec přijme notifikaci.

Schválení volna, které koliduje se směnami¶

Když schvalujete žádost o volno, která se překrývá s jednou nebo více naplánovanými směnami zaměstnance, WFM se zeptá, jak konflikt vyřešit, a nabídne až dvě akce:

Zrušit směny — uvolní kolidující směny a přesune je mezi nepřiřazené.
Deduct from shifts (Odečíst ze směn) — ponechá každou směnu a odečte z ní hodiny volna: směnu zkrátí, když volno pokrývá její začátek nebo konec, nebo do ní vloží neplacenou mezeru, když volno spadá doprostřed. Část směny mimo volno zůstane zachována.

Pokud volno pokrývá směnu v celé délce, lze takovou směnu pouze uvolnit — není co ponechat. V takovém případě se nabídne jen Zrušit směny.

Note

Deduct from shifts se zobrazí pouze tehdy, když je alespoň jedna kolidující směna překryta jen částečně. Pokud žádost koliduje s více směnami a jen některé jsou pokryty celé, volba Deduct from shifts plně pokryté směny odebere a ostatní zkrátí. Odečtení hodin volna ze směn sníží pokrytí během volna - po schválení zkontrolujte v plánu nepokryté potřeby.

Co se stane po zamítnutí¶

Žádost je označena jako zamítnutá.
Rozvrh se nemění.
Zaměstnanec přijme notifikaci s důvodem (pokud byl zadán).

Barvy a stavy žádostí v rozvrhu¶

Každá žádost se v plánu rozvrhu zobrazuje v barvě Pozadí svého typu žádosti, takže plánovači, team leadeři i agenti rozliší typy žádostí na první pohled. Rámeček bloku žádosti má vždy barvu typu; výplň ukazuje stav žádosti:

Stav	Vzhled
Čeká na schválení	Bílá výplň s barevným rámečkem
Schváleno	Výplň tónovaná barvou typu, s barevným rámečkem
Zamítnuto	Šedá výplň s přeškrtnutým názvem

Schválená žádost tedy vypadá stejně jako buňky směn v plánu (barevný rámeček a světlý odstín stejné barvy), zatímco čekající žádost vyniká jako prázdný orámovaný blok.

Žádosti o preferovanou směnu¶

Žádosti typu Preferovaná směna (viz preference směn) nemají žádný schvalovací krok - přijímají se automaticky při podání. V rozvrhu se místo toho řídí řešičem:

Preference směny se zobrazí jako schválená (tónovaná) teprve poté, co Smart Schedule preferovanou směnu skutečně přiřadil.
Preference, kterou řešič (zatím) nesplnil, si ponechává bílý čekající vzhled.
Obecná žádost o dostupnost (bez vybrané konkrétní směny) si čekající vzhled ponechává vždy - řešič nemá co potvrzovat.

Emailové notifikace¶

WFM odesílá emailové notifikace pro různé události. Každý typ notifikace má vlastní šablonu s podporou více jazyků (čeština, angličtina, britská angličtina, slovenština).

Typy notifikací¶

Událost	Příjemce	Popis
Nová žádost o volno	Manažer + admini pracoviště	Zaměstnanec podal žádost o volno
Nová žádost o změnu směny	Manažer + admini pracoviště	Zaměstnanec žádal o změnu směny
Nová žádost o home office	Manažer + admini pracoviště	Zaměstnanec žádal o práci z domova
Žádost schválena	Zaměstnanec	Manažer schválil žádost
Žádost zamítnuta	Zaměstnanec	Manažer zamítl žádost
Rozvrh publikován	Všichni zaměstnanci se směnami	Nový rozvrh je k dispozici
Nová nabídka výměny směn	Cílový zaměstnanec	Někdo chce vyměnit směny
Výměna směn přijata	Oba zaměstnanci	Výměna byla potvrzena
Výměna směn zamítnuta	Oba zaměstnanci	Výměna byla odmítnuta
Připomínka zítřejší směny	Zaměstnanec	Připomínka směny na další den
Souhrn zítřejšího rozvrhu	Admini pracoviště	Denní souhrn zítřejšího rozvrhu
Směna koliduje s dovolenou	Admini pracoviště	Naplánovaná směna koliduje s dovolenou zaměstnance
Hodiny pod smluvním minimem	Zaměstnanec	Naplánované hodiny jsou pod smluvním minimem
Reset hesla	Zaměstnanec	Odkaz pro nastavení nového hesla

Konfigurace notifikací¶

Základní URL¶

Odkazy v emailech (schválit, zamítnout, zobrazit žádost) vedou na adresu vašeho WFM. Tuto adresu nastavuje pro vaši instanci Daktela - není potřeba nic konfigurovat. Pokud odkazy v emailech vedou na špatnou adresu, kontaktujte podporu Daktely.

Nastavení nadřízených zaměstnanců¶

Notifikace o nových žádostech jsou odesílány každému nadřízenému přiřazenému zaměstnanci. Zaměstnanec může mít přiřazeno více nadřízených — každý z nich obdrží kopii notifikace. Pokud není přiřazen žádný nadřízený, notifikaci přijmou pouze administrátoři pracoviště.

Otevřete detail zaměstnance.
V poli Nadřízení vyberte jednoho nebo více nadřízených ze seznamu.
Uložte.

Nadřízení si také mohou seznam žádostí zúžit na svůj tým volbou Pouze můj tým.

Note

Příjemci jsou deduplikováni, takže nadřízený, který je zároveň administrátorem pracoviště, nedostane stejný email dvakrát.

Úprava emailových šablon¶

Šablony určují předmět a tělo notifikačních emailů.

Přejděte do Nastavení > Konfigurace > E-maily.
Klikněte na šablonu pro úpravu, nebo na Přidat nový pro typ notifikace, který šablonu ještě nemá. Každý typ lze nastavit jen jednou.
Vyplňte Předmět a Tělo - výchozí verzi pro každého příjemce, jehož jazyk nemá níže překlad.
Použijte proměnné ve dvojitých složených závorkách. Například:
- {{info}} - HTML tabulka s detaily žádosti
- {{linkApprove}} / {{linkReject}} - Klikatelné odkazy schválit/zamítnout
- {{linkRequest}} - Klikatelný odkaz na žádost, kde ji manažer může schválit nebo zamítnout
- {{shifts}} - HTML tabulka směn zaměstnance
V sekci Lokalizace rozbalte jazyk (cs, en, en_gb, sk) a vyplňte jeho předmět a tělo.
Uložte.

Note

Systém vybírá jazyk šablony podle nastavení jazyka uživatele. Pokud překlad neexistuje, použije se angličtina, pak výchozí šablona.