Žádosti a notifikace¶

WFM obsahuje systém žádostí, kde zaměstnanci mohou žádat o volno, změnu směny nebo jiné úpravy rozvrhu. Systém také odesílá emailové notifikace pro různé události.

Typy žádostí¶

Žádosti umožňují zaměstnancům žádat o změny v jejich rozvrhu. Manažeři žádosti schvalují nebo zamítají a schválené žádosti jsou automaticky aplikovány do rozvrhu.

Výchozí typy žádostí¶

WFM obsahuje běžné typy žádostí:

Volno - Dovolená, osobní volno
Nemoc - Nemocenská
Změna směny - Žádost o jinou směnu
Home office - Práce z domova
Preferovaná smena - Zaměstnanec si vybere konkrétní šablonu směny pro daný den. Viz Preferované směny.

Vytvoření vlastních typů žádostí¶

Přejděte do Nastavení > Konfigurace > Typy požadavků.
Klikněte na + Přidat typ požadavku.
Vyplňte:
- Název - Název typu žádosti (např. „Práce z domu", „Dovolená")
- Typ - Kategorie: Dostupnost, Home Office, Volno nebo Změna směny
- Popis - Popis typu žádosti
- Zkratka - Krátký kód pro zobrazení (např. „PZD")
- Barva / Pozadí - Barvy typu. Pozadí je barva, která tento typ žádosti identifikuje v plánu rozvrhu (viz Barvy a stavy žádostí); Barva je barva textu, která se s ní používá.
- Aktivní - Zda je tento typ žádosti dostupný
- Musí být schváleno - Zda žádosti vyžadují schválení manažera. Není dostupné pro kategorii Dostupnost - tyto žádosti schválení nikdy nevyžadují.
Klikněte na Uložit.

Note

Kategorii Typ nelze po vytvoření typu žádosti změnit.

Sloupce v seznamu typů žádostí¶

Sloupec	Popis
Název požadavku	Název typu žádosti
Typ požadavku	Kategorie (Dostupnost, Home Office, Volno, Změna směny)
Popis	Popis
Aktivní	Zda je typ dostupný

Podání žádosti¶

Jako zaměstnanec¶

Otevřete svůj rozvrh nebo Dashboard.
Klikněte na tlačítko + Přidat požadavek.
Vyberte typ žádosti.
Zvolte datum(a) a jakou část dne žádost pokrývá: Celý den, Půl dne (u typů volna), nebo Specific hours s přesným časovým rozsahem.
Přidejte popis, pokud je potřeba.
Odešlete.

Žádost je odeslána vašemu nadřízenému ke schválení.

Note

Dostupné typy žádostí může omezovat vaše smlouva - viz Povolené typy absencí. Typy, které vaše smlouva nepovoluje, nejsou nabízeny.

Jako manažer (jménem zaměstnance)¶

Přejděte do Lidé > Požadavky.
Klikněte na + Přidat požadavek (nebo z Přehledu).
Vyplňte:
- Uživatel - Vyberte zaměstnance
- Typ požadavku - Vyberte typ
- Půl dne - Zapněte pro půldenní žádosti
- Celý den - Zapněte pro celodenní žádosti
- Od data / Do data - Rozsah dat
- Popis - Volitelné poznámky
Klikněte na Uložit.

Schválení nebo zamítnutí žádosti¶

Manažeři přijímají notifikace, když zaměstnanci podají žádosti.

Jak zpracovat žádosti¶

Přejděte do Lidé > Požadavky nebo otevřete pohled rozvrhu.
Použijte Filtry k nalezení čekajících žádostí.
Zkontrolujte podrobnosti.
Klikněte na Schválit nebo Zamítnout.

Čekající žádosti lze schválit nebo zamítnout i přímo v rozvrhu: v Denním pohledu plánu klikněte na žádost pravým tlačítkem a vyberte Schválit nebo Zamítnout. Viz Práce s rozvrhem.

Co se stane po schválení¶

Žádost je označena jako schválená.
Rozvrh se automaticky aktualizuje (např. den je označen jako dovolená).
Zaměstnanec přijme notifikaci.

Schválení volna, které koliduje se směnami¶

Když schvalujete žádost o volno, která se překrývá s jednou nebo více naplánovanými směnami zaměstnance, WFM se zeptá, jak konflikt vyřešit, a nabídne až dvě akce:

Cancel shifts (Zrušit směny) — uvolní kolidující směny a přesune je mezi nepřiřazené.
Shorten / split shifts (Zkrátit / rozdělit směny) — upraví každou směnu podle volna: směnu zkrátí, když volno pokrývá její začátek nebo konec, nebo ji rozdělí (ponechá jednu směnu s neplacenou mezerou), když volno spadá doprostřed. Část směny mimo volno zůstane zachována.

Pokud volno pokrývá směnu v celé délce, lze takovou směnu pouze uvolnit — není co ponechat. V takovém případě se nabídne jen Cancel shifts.

Note

Shorten / split shifts se zobrazí pouze tehdy, když je alespoň jedna kolidující směna překryta jen částečně. Pokud žádost koliduje s více směnami a jen některé jsou pokryty celé, volba Shorten / split shifts plně pokryté směny odebere a ostatní zkrátí.

Co se stane po zamítnutí¶

Žádost je označena jako zamítnutá.
Rozvrh se nemění.
Zaměstnanec přijme notifikaci s důvodem (pokud byl zadán).

Barvy a stavy žádostí v rozvrhu¶

Každá žádost se v plánu rozvrhu zobrazuje v barvě Pozadí svého typu žádosti, takže plánovači, team leadeři i agenti rozliší typy žádostí na první pohled. Rámeček bloku žádosti má vždy barvu typu; výplň ukazuje stav žádosti:

Stav	Vzhled
Čeká na schválení	Bílá výplň s barevným rámečkem
Schváleno	Výplň tónovaná barvou typu, s barevným rámečkem
Zamítnuto	Šedá výplň s přeškrtnutým názvem

Schválená žádost tedy vypadá stejně jako buňky směn v plánu (barevný rámeček a světlý odstín stejné barvy), zatímco čekající žádost vyniká jako prázdný orámovaný blok.

Žádosti typu Dostupnost¶

Žádosti v kategorii Dostupnost (včetně preferencí směn) nemají žádný schvalovací krok - přijímají se automaticky při podání. V rozvrhu se místo toho řídí řešičem:

Preference směny se zobrazí jako schválená (tónovaná) teprve poté, co Smart Schedule preferovanou směnu skutečně přiřadil.
Preference, kterou řešič (zatím) nesplnil, si ponechává bílý čekající vzhled.
Obecná žádost o dostupnost (bez vybrané konkrétní směny) si čekající vzhled ponechává vždy - řešič nemá co potvrzovat.

Emailové notifikace¶

WFM odesílá emailové notifikace pro různé události. Každý typ notifikace má vlastní šablonu s podporou více jazyků (čeština, angličtina, slovenština).

Typy notifikací¶

Událost	Příjemce	Popis
Nová žádost o volno	Manažer + admini pracoviště	Zaměstnanec podal žádost o volno
Nová žádost o změnu směny	Manažer + admini pracoviště	Zaměstnanec žádal o změnu směny
Nová žádost o home office	Manažer + admini pracoviště	Zaměstnanec žádal o práci z domova
Žádost schválena	Zaměstnanec	Manažer schválil žádost
Žádost zamítnuta	Zaměstnanec	Manažer zamítl žádost
Rozvrh publikován	Všichni zaměstnanci se směnami	Nový rozvrh je k dispozici
Nová nabídka výměny směn	Cílový zaměstnanec	Někdo chce vyměnit směny
Výměna směn přijata	Oba zaměstnanci	Výměna byla potvrzena
Výměna směn zamítnuta	Oba zaměstnanci	Výměna byla odmítnuta
Připomínka zítřejší směny	Zaměstnanec	Připomínka směny na další den
Souhrn zítřejšího rozvrhu	Admini pracoviště	Denní souhrn zítřejšího rozvrhu
Směna koliduje s dovolenou	Admini pracoviště	Naplánovaná směna koliduje s dovolenou zaměstnance
Hodiny pod smluvním minimem	Zaměstnanec	Naplánované hodiny jsou pod smluvním minimem

Konfigurace notifikací¶

Nastavení základní URL¶

Základní URL se používá pro odkazy v emailech (schválit, zamítnout, zobrazit žádost). Bez ní odkazy nebudou fungovat.

Přejděte do Nastavení > Konfigurace > Systém.
Nastavte Základní URL (např. https://vase-firma.daktela.com/wfm/app).
Uložte.

Nastavení nadřízených zaměstnanců¶

Notifikace o nových žádostech jsou odesílány každému nadřízenému přiřazenému zaměstnanci. Zaměstnanec může mít přiřazeno více nadřízených — každý z nich obdrží kopii notifikace. Pokud není přiřazen žádný nadřízený, notifikaci přijmou pouze administrátoři pracoviště.

Otevřete detail zaměstnance.
V poli Superiors vyberte jednoho nebo více nadřízených ze seznamu.
Uložte.

Note

Příjemci jsou deduplikováni, takže nadřízený, který je zároveň administrátorem pracoviště, nedostane stejný email dvakrát.

Úprava emailových šablon¶

Šablony určují předmět a tělo notifikačních emailů.

Přejděte do Nastavení > Konfigurace > Emaily.
Klikněte na šablonu pro úpravu.
Vyplňte Předmět a Tělo.
Použijte proměnné ve dvojitých složených závorkách. Například:
- {{info}} - HTML tabulka s detaily žádosti
- {{linkApprove}} / {{linkReject}} - Klikatelné odkazy schválit/zamítnout
- {{shifts}} - HTML tabulka směn zaměstnance
Pro každý jazyk (cs, en, sk) rozbalte akordeon a vyplňte překlad.
Uložte.

Note

Systém vybírá jazyk šablony podle nastavení jazyka uživatele. Pokud překlad neexistuje, použije se angličtina, pak výchozí šablona.