Anfragen und Benachrichtigungen¶
WFM enthält ein Anfragesystem, über das Mitarbeiter Abwesenheiten, Schichtänderungen oder andere Zeitplanänderungen beantragen können. Das System versendet außerdem E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Ereignisse.
Anfragetypen¶
Anfragen ermöglichen es Mitarbeitern, Änderungen an ihrem Zeitplan zu beantragen. Manager genehmigen oder lehnen Anfragen ab, und genehmigte Anfragen werden automatisch auf den Zeitplan angewendet.
Standard-Anfragetypen¶
WFM wird mit gängigen Anfragetypen ausgeliefert:
- Abwesenheit - Urlaub, freier Tag
- Krankheit - Erkrankung
- Schichtänderung - Eine andere Schicht anfordern
- Homeoffice - Arbeiten von zu Hause
- Bevorzugte Schicht - Der Mitarbeiter wählt eine bestimmte Schichtvorlage, die er an einem bestimmten Datum gerne hätte. Siehe Schichtpräferenzen.
Benutzerdefinierte Anfragetypen erstellen¶
- Gehen Sie zu Einstellungen > Konfiguration > Anfragetypen.
- Klicken Sie auf + Anfragetyp hinzufügen.
- Füllen Sie aus:
- Name - Name des Anfragetyps (z. B. "Praca z domu", "Urlop wypoczynkowy")
- Planungsverhalten - Wie der Planer die Anfrage behandelt:
- Nicht verplanen (Abwesenheit) - Der Mitarbeiter kann während der Anfrage nicht eingeplant werden (z. B. Urlaub).
- Neutral (verplanbar) - Die Abwesenheit wird erfasst, der Mitarbeiter kann aber weiterhin eingeplant werden (z. B. eine Schulung).
- Bevorzugte Schicht - Der Mitarbeiter wünscht sich eine bestimmte Schicht. Siehe Schichtpräferenzen.
- Bezahlt - Ob die Abwesenheit bezahlt ist
- Beschreibung - Beschreibung des Anfragetyps
- Abkürzung - Kurzcode für die Anzeige (z. B. "PZD")
- Farbe / Hintergrund - Die Farben des Typs. Hintergrund ist die Farbe, die diesen Anfragetyp im Einsatzplan kennzeichnet (siehe Farben und Zustände von Anfragen); Farbe ist die dazu verwendete Textfarbe.
- Aktiv - Ob dieser Anfragetyp verfügbar ist
- Muss genehmigt werden - Ob Anfragen die Genehmigung eines Managers erfordern. Für Bevorzugte Schicht nicht verfügbar - solche Anfragen werden nie genehmigt.
- Klicken Sie auf Speichern.
Note
Das Planungsverhalten kann nach dem Anlegen des Anfragetyps nicht mehr geändert werden.
Spalten der Anfragetypenliste¶
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Anfragename | Name des Anfragetyps |
| Anfragetyp | Kategorie: Abwesenheit (Typen, die nicht verplanen oder neutral sind), Verfügbar (bevorzugte Schicht), Home Office oder Schichtänderung |
| Beschreibung | Beschreibungstext |
| Aktiv | Ob der Typ verfügbar ist |
Eine Anfrage einreichen¶
Als Mitarbeiter¶
- Öffnen Sie das Dashboard.
- Klicken Sie auf + Anfrage hinzufügen.
- Wählen Sie den Anfragetyp.
- Wählen Sie das/die Datum/Daten und welchen Teil des Tages die Anfrage abdeckt:
- Ganztägig - ganze Tage, von einem Datum bis zu einem Datum
- Halber Tag - ein Datum, entweder Morgen oder Nachmittag
- Bestimmte Stunden - ein genauer Zeitraum
- Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu.
- Reichen Sie die Anfrage ein.
Die Anfrage wird zur Genehmigung an Ihren Manager gesendet. Agenten können Anfragen nur für sich selbst einreichen. Eine Anfrage, die noch auf Genehmigung wartet, kann zurückgezogen werden - siehe Agentenansicht.
Note
Die verfügbaren Anfragetypen können durch Ihren Vertrag eingeschränkt sein - siehe Erlaubte Abwesenheitsarten. Typen, die Ihr Vertrag nicht erlaubt, werden nicht angeboten.
Als Manager (im Namen eines Mitarbeiters)¶
- Gehen Sie zu Personen > Anfragen.
- Klicken Sie auf + Anfrage hinzufügen (oder über das Dashboard).
- Füllen Sie aus:
- Benutzer - Wählen Sie den Mitarbeiter
- Anfragetyp - Wählen Sie den Typ
- Arbeitsplatz, Schicht, Fähigkeit - Für eine Schichtänderung, eine bevorzugte Schicht oder einen Homeoffice-Tag
- Ganztägig / Halber Tag / Bestimmte Stunden - Welchen Teil des Tages die Anfrage abdeckt
- Datum/Bereich - Für Homeoffice: ein Datum oder ein Datumsbereich
- Von Datum / Bis Datum oder Datum - Die Daten der Anfrage
- Beschreibung - Optionale Notizen
- Klicken Sie auf Speichern.
Wiederkehrende Anfragen¶
Eine Anfrage für ein einzelnes Datum - ein halber Urlaubstag, eine Schichtänderung, eine bevorzugte Schicht oder ein Homeoffice-Tag - kann sich wiederholen:
- Klicken Sie unter dem Datum auf Wiederholt sich nicht, um Wiederholung zu öffnen.
- Legen Sie Wiederholen alle fest - eine Anzahl von Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren. Wählen Sie bei Wochen die Tage unter Wiederholen am, bei Monaten den Tag im Monat.
- Legen Sie fest, wann die Wiederholung Endet: Nie, an einem Datum oder Nach einer Anzahl von Wiederholungen.
- Klicken Sie auf Fertig (oder Keine Wiederholung, um die Wiederholung aufzuheben).
Wenn Sie ein Vorkommen einer wiederkehrenden Anfrage bearbeiten oder entfernen, fragt WFM, welche Vorkommen geändert werden sollen: Dieses Ereignis, Dieses Ereignis und folgende oder Alle Ereignisse.
Anfragen genehmigen oder ablehnen¶
Manager erhalten Benachrichtigungen, wenn Mitarbeiter Anfragen einreichen.
So bearbeiten Sie Anfragen¶
- Gehen Sie zu Personen > Anfragen oder öffnen Sie die Zeitplanansicht.
- Finden Sie die Anfragen mit den Filtern (siehe unten).
- Prüfen Sie die Details.
- Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.
Ausstehende Anfragen können auch direkt im Einsatzplan genehmigt oder abgelehnt werden: Klicken Sie in der Tagesansicht des Plans mit der rechten Maustaste auf die Anfrage und wählen Sie Genehmigen oder Ablehnen. Siehe Arbeiten mit Zeitplänen.
Anfragen finden¶
Standardmäßig zeigt die Liste Anfragen im Status Ausstehend für Alle Daten. Die Filterleiste über der Liste bietet:
- Datumsbereich - Heute, Morgen, Diese Woche, Nächste Woche, Diesen Monat, Alle Daten oder Benutzerdefiniert mit einem Von- / Bis-Datum
- Status - Ausstehend, Genehmigt oder Alle
- Nur mein Team - Nur Anfragen der Mitarbeiter, deren Vorgesetzter Sie sind (siehe Vorgesetzte der Mitarbeiter einrichten)
Klicken Sie auf Filter, um Erweiterte Filter mit Anfragetypen, Benutzer, Agentengruppen, Nur mein Team und In Beschreibung suchen zu öffnen, und klicken Sie dann auf Anwenden. Zurücksetzen in der Filterleiste stellt die Standardeinstellung wieder her.
Neben Benutzer, Daten, Anfrage und Zustand zeigt die Liste:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Agentengruppen | Die Agentengruppen des Mitarbeiters |
| Wird erschöpft | Bei Abwesenheitsanfragen: die Stunden, die die Anfrage aus den Kontingenten des Mitarbeiters verbraucht |
| Erfüllt | Bei Anfragen für bevorzugte Schichten: ob die bevorzugte Schicht zugewiesen wurde. Siehe Schichtpräferenzen. |
Genehmigungsvorschau¶
Wenn Sie eine Anfrage unter Personen > Anfragen oder im Einsatzplan genehmigen, zeigt die Bestätigung, was die Genehmigung ändert:
- In diesem Zeitraum ebenfalls abwesend - Andere Personen desselben Arbeitsplatzes, deren Abwesenheit sich mit der Anfrage überschneidet. Der farbige Chip ist der Typ ihrer Anfrage, Ausstehend kennzeichnet eine noch nicht genehmigte Anfrage, und das Personen-Symbol kennzeichnet jemanden, der mindestens eine Fähigkeit mit dem Antragsteller teilt.
- Auswirkung auf die Abdeckung - Für jeden betroffenen Tag die Abdeckung des Bedarfs Vorher und Nach der Genehmigung, die Anzahl der Unterabgedeckte Zeitfenster (15-Minuten-Intervalle mit weniger Personen als benötigt) und die Größte Lücke (der größte Fehlbestand in einem Intervall). Klicken Sie auf Zeitachse anzeigen, um die Intervalle farbig zu sehen - von mehr Personen als benötigt bis zu zwei oder mehr fehlenden Personen.
Lässt sich die Vorschau nicht laden, können Sie die Anfrage trotzdem genehmigen.
Was nach der Genehmigung passiert¶
- Die Anfrage wird als genehmigt markiert.
- Der Zeitplan wird automatisch aktualisiert (z. B. wird der Tag als Urlaub markiert).
- Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung.
Eine Abwesenheit genehmigen, die mit Schichten kollidiert¶
Wenn Sie eine Abwesenheitsanfrage genehmigen, die sich mit einer oder mehreren geplanten Schichten des Mitarbeiters überschneidet, fragt WFM, wie der Konflikt gelöst werden soll, und bietet bis zu zwei Aktionen an:
- Schichten stornieren — gibt die kollidierenden Schichten frei und verschiebt sie zu den nicht zugewiesenen.
- Deduct from shifts (Von Schichten abziehen) — behält jede Schicht und zieht die Abwesenheitsstunden davon ab: Die Schicht wird gekürzt, wenn die Abwesenheit ihren Beginn oder ihr Ende abdeckt, oder erhält eine unbezahlte Lücke, wenn die Abwesenheit in ihre Mitte fällt. Der Teil der Schicht außerhalb der Abwesenheit bleibt erhalten.
Deckt die Abwesenheit eine Schicht in voller Länge ab, kann diese Schicht nur freigegeben werden — es bleibt nichts zu behalten. In diesem Fall wird nur Schichten stornieren angeboten.
Note
Deduct from shifts erscheint nur, wenn mindestens eine kollidierende Schicht teilweise überlappt wird. Kollidiert eine Anfrage mit mehreren Schichten und sind nur einige vollständig abgedeckt, entfernt Deduct from shifts die vollständig abgedeckten und kürzt die übrigen. Das Abziehen der Abwesenheitsstunden verringert die Abdeckung während der Abwesenheit - prüfen Sie den Plan nach der Genehmigung auf nicht abgedeckten Bedarf.
Was nach der Ablehnung passiert¶
- Die Anfrage wird als abgelehnt markiert.
- Der Zeitplan wird nicht geändert.
- Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung mit der Begründung (sofern angegeben).
Farben und Zustände von Anfragen im Zeitplan¶
Jede Anfrage im Einsatzplan wird in der Hintergrund-Farbe ihres Anfragetyps angezeigt, sodass Planer, Teamleiter und Agenten die Anfragetypen auf einen Blick unterscheiden können. Der Rahmen des Anfrageblocks verwendet immer die Farbe des Typs; die Füllung zeigt den Zustand der Anfrage:
| Zustand | Aussehen |
|---|---|
| Wartet auf Genehmigung | Weiße Füllung mit farbigem Rahmen |
| Genehmigt | Füllung im Farbton des Typs, mit farbigem Rahmen |
| Abgelehnt | Graue Füllung, Name durchgestrichen |
Eine genehmigte Anfrage sieht daher aus wie die Schichtzellen im Plan (farbiger Rahmen und ein heller Farbton derselben Farbe), während eine ausstehende Anfrage als leerer umrandeter Block auffällt.
Anfragen für bevorzugte Schichten¶
Anfragen eines Typs Bevorzugte Schicht (siehe Schichtpräferenzen) haben keinen Genehmigungsschritt - sie werden beim Einreichen automatisch akzeptiert. Im Einsatzplan folgen sie stattdessen dem Solver:
- Eine Schichtpräferenz wird erst dann als genehmigt (eingefärbt) angezeigt, wenn Smart Schedule die bevorzugte Schicht tatsächlich zugewiesen hat.
- Eine Präferenz, die der Solver (noch) nicht berücksichtigt hat, behält das weiße ausstehende Aussehen.
- Eine allgemeine Verfügbarkeitsanfrage (ohne ausgewählte Schicht) behält immer das ausstehende Aussehen - der Solver hat nichts zu bestätigen.
E-Mail-Benachrichtigungen¶
WFM versendet E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Ereignisse. Jeder Benachrichtigungstyp hat seine eigene Vorlage mit Unterstützung für mehrere Sprachen (Tschechisch, Englisch, britisches Englisch, Slowakisch).
Benachrichtigungstypen¶
| Ereignis | Empfänger | Beschreibung |
|---|---|---|
| Neue Abwesenheitsanfrage | Manager + Arbeitsplatz-Admins | Mitarbeiter hat eine Abwesenheitsanfrage eingereicht |
| Neue Schichtänderungsanfrage | Manager + Arbeitsplatz-Admins | Mitarbeiter hat eine Schichtänderung beantragt |
| Neue Homeoffice-Anfrage | Manager + Arbeitsplatz-Admins | Mitarbeiter hat beantragt, von zu Hause zu arbeiten |
| Anfrage genehmigt | Mitarbeiter | Manager hat die Anfrage genehmigt |
| Anfrage abgelehnt | Mitarbeiter | Manager hat die Anfrage abgelehnt |
| Zeitplan veröffentlicht | Alle Mitarbeiter mit Schichten | Neuer Zeitplan ist verfügbar |
| Neues Schichttausch-Angebot | Zielmitarbeiter | Jemand möchte Schichten tauschen |
| Schichttausch akzeptiert | Beide Mitarbeiter | Der Tausch wurde bestätigt |
| Schichttausch abgelehnt | Beide Mitarbeiter | Der Tausch wurde abgelehnt |
| Erinnerung an die morgige Schicht | Mitarbeiter | Erinnerung an die Schicht am nächsten Tag |
| Zusammenfassung des morgigen Zeitplans | Arbeitsplatz-Admins | Tägliche Zusammenfassung des morgigen Zeitplans |
| Schicht kollidiert mit Urlaub | Arbeitsplatz-Admins | Eine geplante Schicht kollidiert mit dem Urlaub eines Mitarbeiters |
| Stunden unter Vertragsminimum | Mitarbeiter | Die geplanten Stunden liegen unter dem vertraglich vereinbarten Minimum |
| Passwort zurücksetzen | Mitarbeiter | Link zum Festlegen eines neuen Passworts |
Benachrichtigungen konfigurieren¶
Basis-URL¶
Links in E-Mails (genehmigen, ablehnen, Anfrage anzeigen) führen zur Adresse Ihres WFM. Daktela legt diese Adresse für Ihre Instanz fest - es ist nichts zu konfigurieren. Führen die Links in E-Mails zu einer falschen Adresse, wenden Sie sich an den Daktela-Support.
Vorgesetzte der Mitarbeiter einrichten¶
Benachrichtigungen über neue Anfragen werden an jeden Vorgesetzten gesendet, der dem Mitarbeiter zugewiesen ist. Ein Mitarbeiter kann mehr als einen Vorgesetzten haben — jeder von ihnen erhält eine Kopie der Benachrichtigung. Wenn kein Vorgesetzter festgelegt ist, erhalten nur die Arbeitsplatz-Administratoren die Benachrichtigung.
- Öffnen Sie das Mitarbeiterdetail.
- Wählen Sie im Feld Vorgesetzte einen oder mehrere Vorgesetzte aus der Liste aus.
- Speichern.
Vorgesetzte können die Anfrageliste außerdem mit Nur mein Team auf ihr eigenes Team eingrenzen.
Note
Empfänger werden dedupliziert, sodass ein Vorgesetzter, der zugleich Arbeitsplatz-Administrator ist, dieselbe E-Mail nicht zweimal erhält.
E-Mail-Vorlagen bearbeiten¶
Vorlagen steuern Betreff und Text der Benachrichtigungs-E-Mails.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Konfiguration > E-Mails.
- Klicken Sie auf eine Vorlage, um sie zu bearbeiten, oder auf Neu hinzufügen für einen Benachrichtigungstyp, der noch keine Vorlage hat. Jeder Typ kann nur einmal eingerichtet werden.
- Füllen Sie Betreff und Textkörper aus - die Standardversion für jeden Empfänger, für dessen Sprache unten keine Übersetzung vorhanden ist.
- Verwenden Sie Variablen in doppelten geschweiften Klammern. Zum Beispiel:
{{info}}- HTML-Tabelle mit Anfragedetails{{linkApprove}}/{{linkReject}}- Anklickbare Links zum Genehmigen/Ablehnen{{linkRequest}}- Anklickbarer Link zur Anfrage, wo der Manager sie genehmigen oder ablehnen kann{{shifts}}- HTML-Tabelle der Schichten des Mitarbeiters
- Erweitern Sie unter Lokalisierung eine Sprache (cs, en, en_gb, sk) und tragen Sie deren Betreff und Text ein.
- Speichern.
Note
Das System wählt die Sprache der Vorlage anhand der Spracheinstellung des Benutzers. Existiert keine Übersetzung, greift es auf Englisch zurück, dann auf die Standardvorlage.