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Schichtplan erstellen

Ein Schichtplan ist das zentrale Ergebnis von WFM – die Zuweisung von Mitarbeitern zu Schichten für einen bestimmten Zeitraum. Diese Anleitung erklärt, wie Sie einen neuen Schichtplan erstellen.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Voraussetzungen eingerichtet haben:

  • [x] Mindestens einen Arbeitsplatz mit Mitarbeitern
  • [x] Den Mitarbeitern zugewiesene Verträge
  • [x] Den Mitarbeitern zugewiesene Fähigkeiten
  • [x] Am Arbeitsplatz verfĂĽgbare Schichten
  • [x] Definierten Bedarf (oder Sie planen, Smart Schedule ohne Bedarf zu verwenden)

AusfĂĽhrliche Einrichtungshinweise finden Sie unter Voraussetzungen.

Einen neuen Schichtplan erstellen

  1. Klicken Sie im linken MenĂĽ auf Zeitplan (oberster MenĂĽpunkt).
  2. Klicken Sie auf Plan hinzufügen. Das Panel Schichtplan erstellen öffnet sich.
  3. Wählen Sie den Arbeitsplatz aus.
  4. Wählen Sie unter Zeitraum eine der Möglichkeiten:
    • Neuer Zeitraum – geben Sie Zeitraumname (z. B. „Mai 2026"), Zeitraum Beginn und Zeitraum Ende ein. Der Zeitraum wird zusammen mit dem Schichtplan angelegt.
    • Bestehender Zeitraum – wählen Sie einen bereits vorhandenen Zeitraum. Zeiträume, die mit einem anderen Schichtplan desselben Arbeitsplatzes kollidieren wĂĽrden, werden nicht angeboten.
  5. Klicken Sie auf Erstellen.

Der Schichtplan erhält den Namen aus Arbeitsplatz und Zeitraum (zum Beispiel „Hauptbüro Mai 2026") und öffnet sich in seiner Detailansicht. Den Namen können Sie später in den Einstellungen des Schichtplans ändern (siehe Arbeiten mit Schichtplänen).

Schichtplan-Status

Ein Schichtplan durchläuft mehrere Status:

Status Beschreibung
Wird erstellt Der Schichtplan wird angelegt. Warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
Entwurf Der Schichtplan existiert und kann bearbeitet werden.
Vorbereitet Bereit zur Planung. Auch ein veröffentlichter Schichtplan hat diesen Status.
Berechnung läuft Smart Schedule läuft. Warten Sie, bis die Berechnung abgeschlossen ist.
Berechnet Die Schichten wurden zugewiesen. Bereit zur Überprüfung und Veröffentlichung.
Gesperrt Eine länger dauernde Aktion (zum Beispiel eine Neuberechnung) läuft.
Fehler Die Berechnung ist fehlgeschlagen. Der Fehler wird in der oberen Leiste neben der Schaltfläche Neu berechnen angezeigt.
Geschlossen Der Schichtplan ist gesperrt und kann nicht mehr geändert werden. Durch das Veröffentlichen gelangt ein Schichtplan nicht in diesen Status.

Was beim Erstellen eines Schichtplans passiert

Wenn Sie einen Schichtplan erstellen, fĂĽhrt das System Folgendes aus:

  1. Es legt den Schichtplan-Datensatz mit dem angegebenen Zeitraum an (und den Zeitraum selbst, wenn Sie Neuer Zeitraum gewählt haben).
  2. Es verknĂĽpft ihn mit dem Arbeitsplatz.
  3. Es setzt den Anfangsstatus.

Der Schichtplan ist zu diesem Zeitpunkt leer – es sind noch keine Schichten zugewiesen. Sie können nun entweder:

  • Schichten manuell hinzufĂĽgen – Bewegen Sie den Mauszeiger ĂĽber eine leere Zelle im Schichtplan-Raster und klicken Sie auf +.
  • Smart Schedule verwenden – Lassen Sie das System die Schichten automatisch erstellen.

Mitarbeiter zum Schichtplan hinzufĂĽgen

Der Schichtplan enthält die Personen, die er verplanen kann. Um jemand anderen hinzuzufügen – eine Neueinstellung oder einen Agenten von einem anderen Arbeitsplatz –, verwenden Sie die Zeile + Mitarbeiter hinzufügen unter dem letzten Namen im Schichtplan. Siehe Mitarbeiter hinzufügen.

Nur Mitarbeiter im Schichtplan können Schichten erhalten.

Schichten manuell hinzufĂĽgen

So fĂĽgen Sie eine Schicht manuell hinzu:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger ĂĽber eine leere Zelle im Schichtplan-Raster (Zeile = Mitarbeiter, Spalte = Tag) und klicken Sie auf +.
  2. Wählen Sie eine Schicht aus den verfügbaren Optionen aus.
  3. Die Schicht wird dem Schichtplan hinzugefĂĽgt.

So ändern Sie eine Schicht:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger ĂĽber eine bestehende Schicht und klicken Sie auf ihr MenĂĽ â‹®.
  2. Bearbeiten oder entfernen Sie die Schicht.

Schichten automatisch erstellen

Verwenden Sie fĂĽr die automatische Schichterstellung Smart Schedule. Einzelheiten finden Sie unter Smart Schedule.

Ansichtsmodi

Der Schichtplan kann in verschiedenen Modi angezeigt werden:

Modus Beschreibung
Zeitraum Ăśberblick ĂĽber den gesamten Zeitraum mit Mitarbeiterzeilen und Tagesspalten
Tag Detaillierte Ansicht eines einzelnen Tages mit einer Zeitachse
Tag - Kompakt Ein einzelner Tag mit einem Balken pro Mitarbeiter – ein schneller Überblick, wer wann arbeitet

Wechseln Sie zwischen den Ansichten ĂĽber das Dropdown-MenĂĽ in der oberen Leiste. Einzelheiten finden Sie unter Ansichtsmodi.

Nächste Schritte

Nach dem Erstellen eines Schichtplans:

  1. Erstellen Sie die Schichten automatisch mit Smart Schedule.
  2. ĂśberprĂĽfen und bearbeiten Sie den Schichtplan.
  3. Veröffentlichen Sie den Schichtplan, damit Agenten ihn sehen können.