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Voraussetzungen

Bevor Sie einen Schichtplan erstellen, mĂĽssen Sie mehrere Elemente einrichten. Diese Anleitung fĂĽhrt Sie durch jede Voraussetzung.

Tip

Wenn Sie das Daktela Contact Center verwenden, können die meisten Voraussetzungen (Arbeitsplätze, Mitarbeiter, Fähigkeiten) automatisch heruntergeladen werden. Siehe Daktela CC-Integration.

1. Arbeitsplätze

Ein Arbeitsplatz definiert, wo die Arbeit stattfindet und welche Regeln gelten.

Tip

Arbeitsplätze können direkt aus Daktela importiert werden. Siehe Arbeitsplätze aus Daktela importieren.

So erstellen Sie einen Arbeitsplatz

  1. Gehen Sie im linken Menü zu Einstellungen > Konfiguration > Arbeitsplätze.
  2. Klicken Sie auf + Arbeitsplatz hinzufĂĽgen.
  3. FĂĽllen Sie die Pflichtfelder aus:
    • Name – Name des Arbeitsplatzes
    • Land – Beeinflusst die gesetzlichen Feiertage
    • Zeitzone – Die Ortszeit des Arbeitsplatzes. Arbeitszeiten, Schichtvorlagen und das Prognoseraster werden in dieser Zeitzone gelesen, und die Einsatzpläne des Arbeitsplatzes zeigen die Zeiten nach seiner Uhr.
    • Arbeit am Feiertag – Ob Mitarbeiter dieses Arbeitsplatzes an gesetzlichen Feiertagen eingeplant werden können. Ist die Option aus, ĂĽberspringt der Planer Feiertage.
  4. Legen Sie die Arbeitszeiten fest – die Zeiten, in denen der Arbeitsplatz geöffnet ist. Schichten können nur innerhalb dieser Zeiten geplant werden:
    • Tage – Wählen Sie die Betriebstage aus (z. B. Mo–Fr oder alle Tage).
    • Arbeitszeit Beginn – Wann die Arbeit beginnt
    • Länge – Dauer in Stunden
    • Aktivieren Sie Bereich, um statt einer Länge eine Endzeit einzugeben. FĂĽgen Sie weitere Zeilen fĂĽr unterschiedliche Zeiten an unterschiedlichen Tagen hinzu (z. B. Wochentage vs. Wochenende).
  5. Legen Sie optional die Planungsregeln des Arbeitsplatzes fest. Ein Vertrag und danach ein einzelner Mitarbeiter können sie überschreiben:
    • Wochenende als Block – Der Planer gibt Samstag und Sonntag desselben Wochenendes bevorzugt derselben Person. Siehe Planstabilität.
    • Keep one kind of shift for, Switch to another kind of shift, Keep one kind of work for – Wie stark Schichten innerhalb einer Woche und zwischen Wochen wechseln dĂĽrfen. Siehe Planstabilität.
    • Person in Rufbereitschaft ĂĽbernimmt keine Schichten – Hält die Person in Rufbereitschaft fĂĽr diese Stunden von regulären Schichten frei. Siehe Notfallschichten.
  6. Wählen Sie unter Agents see in the schedule, was Agenten in den Einsatzplänen dieses Arbeitsplatzes sehen: Whole team (default) (das ganze Team) oder Only themselves (nur sich selbst). Siehe Agentenansicht.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Arbeitsplatz-Tabs

Unter den Hauptfeldern hat der Arbeitsplatz diese Tabs:

Tab Beschreibung
Mitarbeiter Mitarbeiter und Administratoren diesem Arbeitsplatz zuweisen
Schichten An diesem Arbeitsplatz verfĂĽgbare Schichten zuweisen, sowie die Erlaubte Schichten fĂĽr manuelle Arbeit
Skills An diesem Arbeitsplatz verwendete Fähigkeiten zuweisen
Google Synchronisierung mit Google Calendar. Wird erst angezeigt, wenn eine Google-Anwendung eingerichtet ist – siehe Google Calendar.
Einstellungen Ruhezeit zwischen Schichten und die Solver-Profile (siehe unten)

Ruhezeit zwischen Schichten

Der Tab Einstellungen enthält drei Abstände in Stunden:

  • Schichtabstand – Die Mindestruhezeit zwischen zwei Schichten einer Person
  • Abstand nach Nachtschicht – Die Mindestruhezeit nach einer Nachtschicht
  • Abstand vor Nachtschicht – Die Mindestruhezeit vor einer Nachtschicht

Smart Schedule verwendet den größten der drei Werte als Mindestruhezeit zwischen zwei beliebigen Schichten derselben Person.

Solver-Profile

Wählen Sie im Abschnitt Solver-Constraint-Profile des Tabs Einstellungen das Constraint-Profil, das Smart Schedule für diesen Arbeitsplatz verwendet, und das Lücken füllen-Profil, das Lücken füllen verwendet. Belassen Sie — Standard verwenden —, um die Standardprofile zu verwenden. Siehe Solver-Profile.

2. Mitarbeiter

Mitarbeiter mĂĽssen im System vorhanden sein und einem Arbeitsplatz zugewiesen werden.

Tip

Mitarbeiter können direkt aus Daktela importiert werden. Siehe Benutzer aus Daktela importieren.

So erstellen Sie einen Mitarbeiter

  1. Gehen Sie im linken MenĂĽ zu Personen > Mitarbeiter.
  2. Klicken Sie auf + Mitarbeiter hinzufĂĽgen oder verwenden Sie Mitarbeiter importieren, um aus Daktela zu importieren.
  3. FĂĽllen Sie die Mitarbeiterdetails aus:
    • Vorname, Nachname – Name des Mitarbeiters
    • Benutzername – Anmelde-Benutzername
    • E-Mail – E-Mail-Adresse fĂĽr Benachrichtigungen. Sie muss eindeutig sein: Eine Adresse, die bereits ein anderer Benutzer hat, wird mit „This e-mail address is already used by another user." abgelehnt.
    • Personalnummer, Telefonnummer – Optionale Kontaktinformationen
    • Rollen – Admin oder Agent. Siehe Benutzerrollen.
    • Externe ID – Die Kennung des Mitarbeiters in einem externen System
    • Quelle – Woher das Konto stammt: Daktela, WFM, Active Directory oder Azure Active Directory
    • Benutzerkategorietyp – Eine frei wählbare Kategorie des Mitarbeiters
    • Vorgesetzte – Die Vorgesetzten des Mitarbeiters. Sie erhalten Benachrichtigungen ĂĽber seine Anfragen. Siehe Vorgesetzte der Mitarbeiter einrichten.
    • Passwort, Passwort bestätigen – Werden nur beim Anlegen eines Mitarbeiters mit der Quelle WFM angezeigt
    • Aktiv – Ob der Mitarbeiter aktiv ist
    • Zugriff – Ob sich der Mitarbeiter anmelden kann
    • Erwachsener – Ob der Mitarbeiter volljährig ist (beeinflusst Schichtbeschränkungen)
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Aktionen in der Mitarbeiterliste

Jede Zeile der Mitarbeiterliste hat diese Aktionen:

  • Benutzer klonen – Ă–ffnet ein neues Mitarbeiterformular, vorausgefĂĽllt mit den Angaben und Zuweisungen dieses Mitarbeiters. Ă„ndern Sie, was abweichen muss (etwa Benutzername und E-Mail), und speichern Sie.
  • Mitarbeiter deaktivieren / Mitarbeiter aktivieren – Schaltet den Mitarbeiter zwischen aktiv und inaktiv um.
  • Passwort zurĂĽcksetzen – Legt ein neues Passwort fĂĽr den Mitarbeiter fest. Das Passwort braucht mindestens 8 Zeichen mit mindestens einem GroĂźbuchstaben, einem Kleinbuchstaben und einer Ziffer.

Anwesenheitsbericht ĂĽber der Liste zeigt die geplanten Schichten, Notfallschichten und den Urlaub jedes Mitarbeiters in Stunden, Tage oder Tage & Stunden. Filtern Sie ihn nach Von / Bis, Arbeitsplatz, Zeitraum und Benutzer und speichern Sie ihn mit CSV-Bericht herunterladen.

Mitarbeiter-Tabs

Die Detailansicht des Mitarbeiters hat sieben Tabs:

Tab Beschreibung
Fähigkeiten Fähigkeiten mit Kompetenzniveau (0–100 %) zuweisen
Fähigkeitskombinationen Festlegen, welche Fähigkeiten der Mitarbeiter gleichzeitig ausüben kann
Verträge Dem Mitarbeiter Verträge zuweisen
Agentengruppen Die Agentengruppen, denen der Mitarbeiter angehört
Schichten Erlaubte Schichten zuweisen
Scheduling rules Persönliche Ausnahmen von den Regeln des Arbeitsplatzes und des Vertrags: das Wochenmuster, das Limit gleicher Schichten in Folge und Rotationsmuster. Siehe Planstabilität, Grenzen für aufeinanderfolgende Schichten und Rotationsmuster.
Anfrage Anfragen des Mitarbeiters anzeigen

Tip

Sie können Mitarbeiter aus der Detailansicht des jeweiligen Vertrags/der Fähigkeit/der Schicht selbst in großen Mengen Verträgen, Fähigkeiten und Schichten zuweisen. Siehe Massenzuweisung weiter unten.

Agentengruppen

Agentengruppen fassen Personen zu Teams zusammen, sodass Sie einen Einsatzplan nach Team filtern können.

  1. Gehen Sie im linken MenĂĽ zu Personen > Agentengruppen.
  2. Klicken Sie auf Agentengruppe hinzufĂĽgen oder auf Aus Daktela importieren, um Gruppen aus Daktela-Gruppen zu erstellen (mit Mitarbeiter ebenfalls importieren holen Sie auch Mitglieder, die noch nicht in WFM sind).
  3. FĂĽllen Sie Name, Mitglieder und Teamleiter aus.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Mitglieder sind die Personen, für die die Gruppe in den Filtern des Einsatzplans steht. Teamleiter werden an der Gruppe nur zur Information angezeigt und können Mitglieder anderer Gruppen sein. Beim Löschen einer Gruppe bleiben die Personen erhalten – nur die Gruppierung wird entfernt.

3. Verträge

Ein Vertrag definiert die Arbeitsbedingungen eines Mitarbeiters – wie viele Stunden er arbeiten darf, an welchen Tagen, Pausen usw.

So erstellen Sie einen Vertrag

  1. Gehen Sie im linken Menü zu Personen > Verträge.
  2. Klicken Sie auf + Vertrag hinzufĂĽgen.
  3. FĂĽllen Sie im Tab Allgemein Folgendes aus:
    • Name – Name des Vertrags (z. B. „Vollzeit 8h", „VPP")
    • Tage – Wählen Sie die Arbeitstage aus (Kontrollkästchen Mo–So).
    • Emergency contract – Der Vertrag deckt Rufbereitschaft ab. Er hat keine Arbeitsstundenlimits, ignoriert die Wochentagsliste und zählt nicht zum regulären Arbeitszeitkontingent; Stunden aus Notfallschichten werden separat ausgewiesen. Siehe Notfallschichten.
    • Erlaubte Feiertage – Arbeit an gesetzlichen Feiertagen erlauben
    • Nachtschichten erlaubt – Nachtschichten erlauben
    • ErfĂĽllen – Mitarbeiter mit diesem Vertrag arbeiten ihre eigene zugewiesene Schicht an jedem Tag ihrer GĂĽltigkeit. Siehe Feste Dienstpläne (Full Fill).
    • Wochenende als Block – Vom Arbeitsplatz, Ja oder Nein. Wählen Sie Ja oder Nein nur, wenn dieser Vertrag eine Ausnahme von der Arbeitsplatzeinstellung sein soll.
    • Tagesstundenlimit – Maximale Stunden pro Tag
    • Wochenstundenlimit – Maximale Stunden pro Woche
    • Anzahl der Stunden pro Tag oder Monatsstundenlimit – Das Monatsziel: entweder eine feste Stundenzahl pro Arbeitstag oder die Gesamtstunden pro Monat. Legen Sie das eine oder das andere fest, nicht beides; Monatsziel tauschen wechselt zwischen ihnen.
    • Max. gleiche Schichten in Folge – Siehe Grenzen fĂĽr aufeinanderfolgende Schichten
    • Keep one kind of shift for, Switch to another kind of shift, Keep one kind of work for – Siehe Planstabilität
    • Scheduling priority – Wen der Planer zuerst einsetzt: 1 – core staff, used first (Stammpersonal), 2 – when core staff are full (wenn das Stammpersonal ausgelastet ist), 3 – used last (zuletzt). Bei einem Notfallvertrag nicht verfĂĽgbar. Siehe Vertragspriorität.
    • Arbeitsstunden pro Tag – FĂĽr jeden ausgewählten Tag die Zeitbereiche, in denen der Vertrag Arbeit erlaubt. Eine Schicht auĂźerhalb davon wird als VerstoĂź markiert.
  4. Weisen Sie im Tab Mitarbeiter den Vertrag mehreren Mitarbeitern gleichzeitig ĂĽber die zweispaltige Auswahlliste zu.
  5. Wählen Sie im Tab Erlaubte Abwesenheitsarten optional aus, welche Abwesenheits- (Anfrage-)Typen Mitarbeiter mit diesem Vertrag beantragen dürfen. Lassen Sie die Liste leer, um alle Typen zu erlauben.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Note

Versucht ein Mitarbeiter, eine Abwesenheitsart einzureichen, die sein Vertrag nicht erlaubt, wird die Anfrage mit „This absence type is not allowed by the employee's contract." abgelehnt. Ein Mitarbeiter mit mehreren Verträgen darf jeden Typ verwenden, den mindestens einer davon erlaubt.

Spalten der Vertragsliste

Spalte Beschreibung
Vertragsname Name des Vertrags
Feiertage erlaubt Ob Feiertage zulässig sind
Nachtschichten erlaubt Ob Nachtschichten zulässig sind
Tage Arbeitstage als Badges (WEEKDAYS oder einzelne Tage)

4. Fähigkeiten

Fähigkeiten definieren, was ein Mitarbeiter tun kann und was abgedeckt werden muss.

Tip

Fähigkeiten können direkt aus Daktela (aus Warteschlangen) importiert werden. Siehe Fähigkeiten aus Daktela importieren.

So erstellen Sie eine Fähigkeit

  1. Gehen Sie im linken Menü zu Einstellungen > Konfiguration > Fähigkeiten.
  2. Klicken Sie auf + Fähigkeit hinzufügen oder verwenden Sie Fähigkeiten importieren, um aus Daktela zu importieren.
  3. FĂĽllen Sie Folgendes aus:
    • Name – Name der Fähigkeit (z. B. „Telefon", „Chat", „E-Mail")
    • Symbol – Im Schichtplan angezeigtes Symbol (Dropdown mit voreingestellten Symbolen)
    • Farbe – Die Farbe der Fähigkeit. Erscheint eine Schichtvorlage in einem Plan mit verschiedenen Fähigkeiten, ĂĽbernehmen ihre Schichten mit nur einer Fähigkeit diese Farbe (siehe Color by skill an der Schicht).
    • Arbeitsart – Fähigkeiten mit derselben Arbeitsart zählen als dieselbe Art von Arbeit. Lassen Sie das Feld bei Fähigkeiten leer, die nichts ĂĽber die Art der Arbeit aussagen, etwa Sprachen oder Kanäle. Siehe Planstabilität.
    • Kombinieren erlauben – Erlauben, dass diese Fähigkeit in einer einzigen Schicht mit anderen kombiniert wird
    • Notfall – Diese Fähigkeit fĂĽr Rufbereitschafts- (Notfall-)Schichten markieren
  4. Weisen Sie im Abschnitt Benutzer die Fähigkeit mehreren Mitarbeitern über die zweispaltige Auswahlliste zu.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Spalten der Fähigkeitsliste

Spalte Beschreibung
Fähigkeitsname Name mit Symbol
Kombinieren erlauben Ob die Fähigkeit mit anderen kombiniert werden kann
Notfall Ob die Fähigkeit für Rufbereitschaftsschichten verwendet wird

Note

Die Massenzuweisung setzt bei allen ausgewählten Mitarbeitern das Kompetenzniveau auf 100 %. Für eine feinere Steuerung passen Sie das Niveau in der Detailansicht des Mitarbeiters an (Personen > Mitarbeiter > Mitarbeiter > Tab Fähigkeiten).

5. Schichten

Schichten definieren Arbeitsblöcke – wann sie beginnen, wie lange sie dauern und an welchen Tagen sie gelten.

So erstellen Sie eine Schicht

  1. Gehen Sie im linken MenĂĽ zu Einstellungen > Konfiguration > Schichten.
  2. Klicken Sie auf + Neue Schicht.
  3. FĂĽllen Sie im Tab Allgemein Folgendes aus:
    • Schichttypname – Name der Schicht (z. B. „FO Poranna 08:30-16:30")
    • AbkĂĽrzung – Im Schichtplan angezeigter Kurzcode (z. B. „FOP", „FOD")
    • Tage – Wählen Sie aus, fĂĽr welche Tage die Schicht gilt (Kontrollkästchen Mo–So).
    • Schichtbeginn – Startzeit
    • Schichtende – Endzeit
    • Bereich – Aktivieren, um einen Zeitbereich statt fester Zeiten zu definieren
    • Farbe / Hintergrund – Farben fĂĽr die Anzeige im Schichtplan
    • Beschreibung – Optionale Beschreibung
    • Notfall – Als Rufbereitschaftsschicht markieren. Eine Notfallschicht hat eigene Einstellungen (Durchgehende Schicht, Starts on public holidays und die Rotation der Rufbereitschaft) – siehe Notfallschichten.
    • Fähigkeit im Schichtnamen anzeigen – Zeigt die Fähigkeit im Schichtplan neben der SchichtabkĂĽrzung an. Standardmäßig an.
    • Color by skill – Erscheint diese Schicht in einem Plan mit verschiedenen Fähigkeiten, ĂĽbernehmen ihre Schichten mit nur einer Fähigkeit die Farbe der Fähigkeit, damit Sie sie unterscheiden können. Standardmäßig an.
    • Max. gleiche Schichten in Folge – Siehe Grenzen fĂĽr aufeinanderfolgende Schichten. Bei Notfallschichten nicht angezeigt.
    • Feiertag – Schicht gilt an gesetzlichen Feiertagen. Bei Notfallschichten nicht angezeigt.
    • Split-Shift-LĂĽcke – Aktivieren Sie Geteilte Schicht fĂĽr eine Schicht, die durch eine lange unbezahlte LĂĽcke in zwei Arbeitsfenster geteilt ist. Siehe Geteilte Schichten.
    • Pausen – Wählen Sie den Pausentyp und die Uhrzeit, zu der die Pause innerhalb der Schicht geplant ist. Weitere Pausen fĂĽgen Sie mit Zeile hinzufĂĽgen hinzu.
    • Spiegelbedarf erstellen – Nur beim Anlegen einer Schicht: erstellt auch einen Bedarf fĂĽr dieselben Zeiten. FĂĽllen Sie dessen Fähigkeit, Arbeitsplatz und Mindestanzahl Mitarbeiter aus.
  4. Beschränken Sie die Schicht im Tab Mitarbeiter optional auf bestimmte Mitarbeiter.
  5. Klicken Sie auf Speichern oder Aktualisieren.

Spalten der Schichtliste

Spalte Beschreibung
Schichtname Vollständiger Name der Schicht
Tage Badge WEEKDAYS oder WEEKEND
Gültig Gültigkeitszeitraum (falls beschränkt)
Zeit Start- und Endzeit
Signatur AbkĂĽrzungs-Badge (z. B. FOP, FOD, FOW)
Aktiv Ob die Schicht aktiv ist
Feiertag Ob die Schicht an Feiertagen gilt
Notfall Ob es sich um eine Rufbereitschaftsschicht handelt
Ăśberlappung von Schichten erlauben Ob sich die Schicht mit anderen Schichten ĂĽberschneiden darf

Note

Die Mitarbeiter-Zulassungsliste einer Schicht wirkt sich auch auf die automatische Planung aus (Smart Schedule, Lücken füllen) – der Solver weist die Schicht keinen Mitarbeitern zu, die nicht auf der Liste stehen.

6. Bedarf

Der Bedarf definiert, wie viele Mitarbeiter mit welcher Fähigkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt erforderlich sind.

So erstellen Sie einen Bedarf

  1. Gehen Sie im linken MenĂĽ zu Einstellungen > Konfiguration > Bedarf.
  2. Klicken Sie auf + Bedarf hinzufĂĽgen.
  3. FĂĽllen Sie Folgendes aus:
    • Fähigkeit – Erforderliche Fähigkeit (Dropdown)
    • Arbeitsplatz – Ziel-Arbeitsplatz
    • Zeitraum – Ziel-Zeitraum (optional; leer lassen, damit der Bedarf fĂĽr jeden Zeitraum gilt)
    • Tage – Wählen Sie die Tage aus (Kontrollkästchen Mo–So).
    • Nur Feiertage – Aktivieren, wenn dieser Bedarf nur an Feiertagen gilt.
  4. Definieren Sie im Abschnitt Anforderungen die Zeitblöcke:
    • Minimum – Mindestanzahl der Mitarbeiter
    • Bedarfsbeginn – Startzeit
    • Länge – Dauer in Stunden
    • Bereich verwenden – Aktivieren fĂĽr variable Personalstärken
  5. Aktivieren Sie optional Spiegelschicht erstellen, um auch eine Schichtvorlage fĂĽr dieselben Zeiten zu erstellen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Einzelheiten siehe Bedarf.

Spalten der Bedarfsliste

Spalte Beschreibung
Arbeitsplatz Ziel-Arbeitsplatz
Fähigkeitsname Erforderliche Fähigkeit mit Symbol
Tage Badges WEEKDAYS, WEEKEND oder HOLIDAYS
GĂĽltig GĂĽltigkeitszeitraum

7. Pausen

Pausen definieren Ruhezeiten, die innerhalb von Schichten geplant werden können.

So erstellen Sie eine Pause

  1. Gehen Sie im linken MenĂĽ zu Einstellungen > Konfiguration > Pausen.
  2. Klicken Sie auf + Pause hinzufĂĽgen.
  3. FĂĽllen Sie Folgendes aus:
    • Name – Name der Pause (z. B. „Mittagspause", „Kaffeepause")
    • Dauer – Länge der Pause (z. B. 0:30 fĂĽr 30 Minuten). Muss ein positives Vielfaches von 5 Minuten sein.
    • Beschreibung – Optionale Beschreibung
    • AbkĂĽrzung – Kurzcode fĂĽr die Anzeige (z. B. „OBD")
    • Farbe / Hintergrund – Farben fĂĽr die Anzeige im Schichtplan
    • Aktiv – Ob die Pause aktiv ist
    • Bezahlt – Ob die Pause bezahlt wird
    • Pflichtfeld – Ob die Pause erforderlich ist
    • Ăśberlappung erlauben – Ob sich Pausen mit anderen Aktivitäten ĂĽberschneiden dĂĽrfen
    • Zugelassen ab / Zugelassen bis – Optionales Zeitfenster, in dem die Pause liegen muss (z. B. eine Mittagspause nur zwischen 11:00 und 14:00). Legen Sie beide Zeiten fest oder keine. Das Fenster begrenzt manuelle Pausenverschiebungen ebenso wie den Pausenoptimierer.
    • LĂĽcke der geteilten Schicht – Markiert die Pause als unbezahlte LĂĽcke zwischen den Arbeitsfenstern einer geteilten Schicht. Durch Aktivieren wird Bezahlt deaktiviert.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Spalten der Pausenliste

Spalte Beschreibung
Pausenname Name der Pause
Dauer Länge in Minuten
Zugelassenes Zeitfenster Das Fenster Zugelassen ab / Zugelassen bis, falls festgelegt
Aktiv Ob die Pause aktiv ist
Bezahlt Ob die Pause bezahlt wird
Pflichtfeld Ob die Pause erforderlich ist

8. Zeiträume

Zeiträume definieren Zeitspannen für die Schichtplanung.

So erstellen Sie einen Zeitraum

  1. Gehen Sie im linken Menü zu Einstellungen > Konfiguration > Zeiträume.
  2. Klicken Sie auf + Zeitraum hinzufĂĽgen.
  3. FĂĽllen Sie Folgendes aus:
    • Zeitraumname – Name des Zeitraums (z. B. „Juni 2026")
    • Beschreibung – Optionale Beschreibung
    • Zeitraum Beginn – Startdatum
    • Zeitraum Ende – Enddatum
    • Aktiv – Ob der Zeitraum aktiv ist. Inaktive Zeiträume werden nicht zur Auswahl angeboten (z. B. beim Erstellen von Einsatzplänen), ihre Daten bleiben aber erhalten.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Spalten der Zeitraumliste

Spalte Beschreibung
Zeitraumname Name des Zeitraums
Beschreibung Beschreibungstext
Zeitraum Datumsbereich (z. B. 1.6.2026 – 30.6.2026)

Warning

Das Löschen eines Zeitraums löscht auch seine Einsatzpläne und den Bedarf dieses Zeitraums – die Bestätigung listet die betroffenen Einsatzpläne auf. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Ein Zeitraum mit einem geschlossenen Einsatzplan kann erst gelöscht werden, wenn der Plan wieder geöffnet wurde.

Massenzuweisung

Sie können Mitarbeiter aus der Detailansicht des jeweiligen Elements in großen Mengen Verträgen, Fähigkeiten oder Schichten zuweisen.

So gehen Sie vor

  1. Ă–ffnen Sie die Detailansicht:
    • Vertrag: Personen > Verträge > Vertrag öffnen > Tab Mitarbeiter
    • Fähigkeit: Einstellungen > Konfiguration > Fähigkeiten > Fähigkeit öffnen > Abschnitt Benutzer
    • Schicht: Einstellungen > Konfiguration > Schichten > Schicht öffnen > Tab Mitarbeiter
  2. Es erscheint eine zweispaltige Auswahlliste – verfügbare Mitarbeiter links, zugewiesene rechts.
  3. Verwenden Sie die Pfeile (oder einen Doppelklick), um Mitarbeiter zwischen den Spalten zu verschieben. Sie können mehrere Elemente gleichzeitig auswählen.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweise

  • Bei Fähigkeiten setzt die Massenzuweisung das Kompetenzniveau auf 100 %. Passen Sie einzelne Niveaus in der Detailansicht des Mitarbeiters an.
  • Bei Schichten bedeutet eine leere Mitarbeiterliste „jeder am Arbeitsplatz kann diese Schicht erhalten". Eine gefĂĽllte Liste wirkt als Whitelist – der automatische Planer beachtet sie.
  • Die Massenzuweisung ist nicht aus der Detailansicht des Mitarbeiters verfĂĽgbar – dort wählen Sie die Elemente einzeln aus.

Fähigkeitskombinationen

Fähigkeitskombinationen definieren, welche Fähigkeiten ein Mitarbeiter gleichzeitig in einer einzigen Schicht ausüben kann. Ohne Kombinationen erstellt der Solver für jede Fähigkeit eine separate Schicht. Mit Kombinationen können mehrere Fähigkeiten (z. B. Anruf + Chat) für einen Mitarbeiter zu einer Schicht zusammengeführt werden.

Beispiel

Wenn ein Arbeitsplatz Bedarf an den Fähigkeiten Anruf, Chat und E-Mail hat und die Mitarbeiterin Anna die Kombination [Anruf, Chat] hat:

  • Der Solver erstellt eine Schicht mit requiredSkills = [Anruf, Chat], die Anna allein abdecken kann.
  • FĂĽr E-Mail wird eine separate Schicht fĂĽr einen anderen Mitarbeiter erstellt.

1. Fähigkeit zum Kombinieren aktivieren

Bei einer Fähigkeit muss der Schalter Kombinieren erlauben aktiviert sein, damit sie in Kombinationen einbezogen werden kann.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Konfiguration > Fähigkeiten und öffnen Sie die Fähigkeit.
  2. Aktivieren Sie Kombinieren erlauben.
  3. Speichern Sie.

Note

Sie können Kombinieren erlauben nur deaktivieren, wenn die Fähigkeit in keiner aktiven Mitarbeiterkombination verwendet wird.

2. Kombinationen fĂĽr einen Mitarbeiter einrichten

  1. Gehen Sie zu Personen > Mitarbeiter und öffnen Sie die Detailansicht des Mitarbeiters.
  2. Wechseln Sie zum Tab Fähigkeitskombinationen.
  3. Klicken Sie auf +, um eine neue Kombinationszeile hinzuzufĂĽgen.
  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü 2 oder mehr Fähigkeiten aus, die der Mitarbeiter gleichzeitig ausüben kann. Im Dropdown-Menü erscheinen nur Fähigkeiten mit Kombinieren erlauben = true.
  5. Fügen Sie weitere Zeilen hinzu, wenn der Mitarbeiter mehrere unabhängige Kombinationen hat.
  6. Speichern Sie.

Auswirkung auf die Planung

Beim AusfĂĽhren von Smart Schedule fĂĽhrt der Solver Folgendes aus:

  • Er fĂĽhrt den Bedarf zu kombinierten Schichten zusammen (eine Schicht mit mehreren erforderlichen Fähigkeiten), die den angegebenen Kombinationen der Mitarbeiter entsprechen, sodass ein Mitarbeiter mehrere Fähigkeiten gleichzeitig abdeckt.
  • Er erstellt separate Schichten mit nur einer Fähigkeit fĂĽr Fähigkeiten, die in keiner Kombination enthalten sind – und fĂĽr jeden Bedarf, der ĂĽbrig bleibt, wenn die verfĂĽgbaren Kombinationen ausgeschöpft sind.
  • Er senkt nie die erforderliche Personenzahl: Der Bedarf jeder Fähigkeit wird immer vollständig gezählt.

Details zur Abdeckung

  • Eine Kombination deckt auch eine Teilmenge ihrer Fähigkeiten ab, wenn an diesem Tag nur einige davon benötigt werden. Beispiel: Ein Mitarbeiter mit der Kombination [Anruf, Chat, E-Mail] wird an einem Tag, an dem E-Mail nicht benötigt wird, auf eine Schicht [Anruf, Chat] gesetzt.
  • Die Anzahl der kombinierten Schichten ist dadurch begrenzt, wie viele Mitarbeiter diese Kombination haben. Ist der Bedarf höher, wird der verbleibende Bedarf durch separate Schichten mit nur einer Fähigkeit abgedeckt, sodass Sie fĂĽr dieselben Fähigkeiten sowohl kombinierte als auch Einzelschichten sehen können.