Arbeiten mit Schichtplänen¶

Sobald ein Schichtplan erstellt und die Schichten generiert sind, müssen Sie ihn überprüfen, bearbeiten und veröffentlichen. Diese Anleitung behandelt die alltäglichen Aufgaben bei der Verwaltung von Schichtplänen.

Ansichtsmodi¶

Der Schichtplan kann in verschiedenen Ansichten dargestellt werden:

Ansicht	Beschreibung
Zeitraumansicht	Überblick über den gesamten Zeitraum mit Mitarbeiterzeilen und Tagesspalten. Am besten geeignet, um das Gesamtbild zu sehen.
Tagesansicht	Detaillierte Ansicht eines einzelnen Tages mit einer Zeitachse. Am besten geeignet, um die Abdeckung zu bestimmten Zeiten zu prüfen.
Tabellenansicht	Tabellarische Darstellung. Am besten geeignet für schnelles Bearbeiten in großen Mengen.

Wechseln Sie die Ansichten über das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke.

Schichten bearbeiten¶

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Schicht, um das Kontextmenü mit den verfügbaren Aktionen zu öffnen: Schicht bearbeiten, Schicht hinzufügen, Schicht duplizieren und Schicht entfernen.

Eine Schicht verschieben¶

Ziehen Sie eine Schicht per Drag-and-drop von einem Mitarbeiter zu einem anderen oder von einem Tag zu einem anderen.

Eine Schicht hinzufügen¶

Klicken Sie auf eine leere Zelle im Schichtplan-Raster (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Schicht hinzufügen).
Wählen Sie eine Schicht aus den verfügbaren Optionen aus.
Die Schicht wird hinzugefügt.

Eine Schicht bearbeiten¶

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine bestehende Schicht und wählen Sie Schicht bearbeiten.
Ändern Sie die Schichtdetails (Startzeit, Endzeit, Pausenzeiten).
Speichern Sie die Änderungen.

Eine Schicht duplizieren¶

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine bestehende Schicht.
Wählen Sie Schicht duplizieren.
Die Schicht wird auf denselben Tag kopiert.

Eine Schicht löschen¶

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine bestehende Schicht.
Wählen Sie Schicht entfernen.
Bestätigen Sie das Löschen.

Mitarbeiterinformationen¶

Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Mitarbeiternamen im Schichtplan, um eine Kurzübersicht seiner Stunden und Fähigkeiten anzuzeigen.

Das Popup zeigt:

Feld	Beschreibung
Schichtstunden	Gesamtstunden aus zugewiesenen Schichten
Vertragsstunden	Vom Vertrag des Mitarbeiters geforderte Stunden
Zusammenfassung	Vergleich (z. B. 24/24 bedeutet, dass der Vertrag erfüllt ist)
Urlaubsstunden	Urlaubsstunden in diesem Zeitraum
Fähigkeiten	Zugewiesene Fähigkeiten des Mitarbeiters

Klicken Sie auf Mitarbeiterdetail, um das vollständige Mitarbeiterprofil zu öffnen.

Mitarbeiter hinzufügen¶

Die letzte Zeile der Namensspalte ist + Add employee (Mitarbeiter hinzufügen). Damit holen Sie jemanden in einen bereits generierten Schichtplan — eine Neueinstellung, einen von einem anderen Arbeitsplatz übernommenen Agenten oder ein Mitglied dieses Arbeitsplatzes, das der Planer bisher überspringt.

Klicken Sie auf die Zeile + Add employee unter dem letzten Namen im Schichtplan.
Wählen Sie die Person aus der Liste.
Ergänzen Sie, wonach der Dialog fragt — Skills (Fähigkeiten) und Contract (Vertrag) werden nur angezeigt, wenn sie der Person fehlen.
Klicken Sie auf Add to plan (Zum Plan hinzufügen).

Der Mitarbeiter wird dem Arbeitsplatz hinzugefügt, erhält die gewählten Fähigkeiten und den Vertrag, und sein Stundenfonds für den Zeitraum wird berechnet. Genau dieser letzte Schritt macht ihn für den Planer sichtbar, sodass ein so hinzugefügter Mitarbeiter sofort verplant werden kann.

Wer angeboten wird¶

Die Liste enthält nur Personen, die dieser Schichtplan noch nicht verplanen kann — jeweils mit dem Grund neben dem Namen:

Grund	Bedeutung
Outside this workplace	Kein Mitglied des Arbeitsplatzes, zu dem der Schichtplan gehört
Needs a skill	Hat keine Fähigkeit, für die dieser Arbeitsplatz Bedarfe hat
Needs a contract	Hat keinen Vertrag
Contract does not cover this period	Hat einen Vertrag, aber keinen für den geplanten Zeitraum gültigen

Wer vollständig eingerichtet ist und lediglich keine Schichten hat, besitzt im Schichtplan bereits eine Zeile — bei ihm gibt es nichts zu ergänzen, deshalb wird er nicht angeboten.

Mitglieder des Arbeitsplatzes und eine erste Seite aller übrigen werden sofort beim Öffnen des Dialogs geladen. Für die weitere Suche geben Sie mindestens zwei Zeichen ein — die Liste ist begrenzt und weist selbst darauf hin, wenn mehr Personen passen, als hineinpassen.

Wie sie Schichten bekommen¶

Durch das Hinzufügen einer Person entsteht kein neuer Bedarf, deshalb bietet der Schichtplan den nächsten Schritt selbst an:

Fill gaps (Lücken füllen) wird direkt nach dem Hinzufügen angeboten. Der Solver verteilt die Schichten, die der Plan noch nicht abdeckt; bestehende Zuweisungen bleiben unverändert.
Bei einem veröffentlichten Schichtplan ist Lücken füllen deaktiviert. Weisen Sie die Schichten dann von Hand aus dem Panel der nicht zugewiesenen Schichten zu.
Ist der Schichtplan bereits vollständig abgedeckt, erhält der neue Mitarbeiter nichts, bis Sie die Bedarfe erhöhen, eine Schicht von Hand verschieben oder den Plan neu generieren.

Note

Ein von einem anderen Arbeitsplatz übernommener Mitarbeiter bleibt dort weiterhin Mitglied — das Hinzufügen hier entfernt ihn nicht von dort, und seine Schichten im anderen Schichtplan gelten als Zeit, in der er nicht verfügbar ist. Ist er an die Schichtvorlagen eines anderen Arbeitsplatzes gebunden, weist der Dialog darauf hin und verlangt eine Bestätigung: Lücken füllen kann ihm hier keine Schicht zuweisen, weil der Solver ihm nur die Vorlagen anbietet, an die er gebunden ist. Weisen Sie die Schichten von Hand zu oder ändern Sie die Bindung im Detail des Mitarbeiters.

Note

Die Zeile + Add employee wird bei einem geschlossenen (Closed) Schichtplan nicht angezeigt.

Den Schichtplan validieren¶

Validieren Sie den Schichtplan vor der Veröffentlichung, um sicherzustellen, dass alle Einschränkungen erfüllt sind.

Öffnen Sie das rechte Panel.
Überprüfen Sie die Validierungsergebnisse.
Beheben Sie alle hervorgehobenen Probleme.

Der Validator prüft:

Prüfung	Beschreibung
Vertragskonformität	Stunden, Pausen, Ruhezeiten innerhalb der Grenzen
Bedarfsdeckung	Aller Personalbedarf gedeckt
Fähigkeitsanforderungen	Zugewiesene Mitarbeiter haben die erforderlichen Fähigkeiten
Schichteinschränkungen	Schichten für die zugewiesenen Tage und Mitarbeiter gültig

Ansicht Abdeckung / Bedarf¶

Die Ansicht Abdeckung/Bedarf zeigt:

Bedarf – Wie viele Agenten benötigt werden (aus dem Bedarf)
Abdeckung – Wie viele Agenten eingeplant sind
Unterdeckung – Wo die Abdeckung den Bedarf nicht deckt

Verwenden Sie diese Ansicht, um Lücken zu erkennen und den Schichtplan entsprechend anzupassen.

Bedarfsansicht¶

Die Bedarfsansicht dreht den Schichtplan um: Statt einer Zeile pro Mitarbeiter zeigt sie eine Zeile pro Fähigkeit (Bedarf), sodass Sie prüfen können, wie jede Personalanforderung im Laufe des Tages gedeckt wird.

Öffnen Sie die Zeilenauswahl in der oberen linken Ecke des Schichtplan-Rasters (über der Mitarbeiterliste).
Wählen Sie Bedarf aus (die anderen Optionen sind Schichten und Fähigkeiten).
Der Schichtplan wechselt zur Tagesansicht und zeigt eine Zeile pro Fähigkeit.

Jede Fähigkeitszeile zeigt:

Element	Beschreibung
Fähigkeitsname	Die Fähigkeit (der Bedarf), die die Zeile abdeckt, mit ihrem Symbol
Spitzenbedarf	Die höchste Anzahl von Agenten, die während des ausgewählten Tages gleichzeitig erforderlich ist, basierend auf Ihrem Bedarf
Ops·h	Die gesamten Agentenstunden, die dieser Fähigkeit am ausgewählten Tag zugewiesen sind
Schichtblöcke	Schichten, die die Fähigkeit abdecken, auf der Zeitachse des Tages dargestellt. Jeder Block zeigt den Schichtnamen, die Anzahl der Agenten (Ops) und den Zeitbereich. Sich überlappende Schichten werden untereinander gestapelt.

Klicken Sie auf einen Schichtblock, um sein Detail anzuzeigen: die Liste der zugewiesenen Mitarbeiter und, falls einige Positionen noch offen sind, die Anzahl der nicht zugewiesenen Positionen.

Für jede Fähigkeit, die am ausgewählten Tag entweder eine Personalanforderung hat oder von mindestens einer Schicht abgedeckt wird, wird eine Zeile angezeigt.

Note

Die Bedarfsansicht ist nur in der Tagesansicht verfügbar. Bei Auswahl von Bedarf wechselt der Schichtplan automatisch zur Tagesansicht; wenn Sie zurück zur Zeitraumansicht wechseln, kehrt die Auswahl zu Fähigkeiten zurück.

Lücken füllen¶

Wenn nach manuellen Bearbeitungen einiger Bedarf nicht vollständig gedeckt ist:

Klicken Sie im rechten Panel auf Lücken füllen.
Der Solver fügt Schichten hinzu, um ungedeckten Bedarf zu decken.
Bestehende Zuweisungen bleiben erhalten.

Den Schichtplan veröffentlichen¶

Wenn der Schichtplan fertig ist:

Klicken Sie in der oberen Leiste auf Veröffentlichen.
Die Mitarbeiter im Schichtplan werden benachrichtigt und sehen ihre Schichten.
Der Schichtplan wird als veröffentlicht markiert und sein Status wechselt zu Vorbereitet.

Das Veröffentlichen ist keine Sperre. Ein veröffentlichter Schichtplan bleibt bearbeitbar — Sie können weiterhin Schichten verschieben und Mitarbeiter hinzufügen, und genehmigter Urlaub entfernt nach wie vor Schichten daraus. Geändert hat sich nur, dass die Mitarbeiter den Schichtplan jetzt sehen: Jede weitere Änderung ändert also auch das, was sie sehen. Eine Veröffentlichung lässt sich nicht zurücknehmen; der Status, der einen Schichtplan sperrt, ist Geschlossen.

Eine Aktion wird bei einem veröffentlichten Schichtplan abgelehnt: Fill gaps (Lücken füllen). Weisen Sie die verbleibenden Schichten stattdessen von Hand aus dem Panel der nicht zugewiesenen Schichten zu.

Warning

Beim Veröffentlichen werden Benachrichtigungen an die Mitarbeiter gesendet. Stellen Sie sicher, dass der Schichtplan endgültig ist, bevor Sie ihn veröffentlichen.

Voraussetzungen für die Veröffentlichung¶

Alle Validierungsfehler müssen behoben sein.
Der Schichtplan muss mindestens eine zugewiesene Schicht enthalten.
Der Schichtplan darf nicht geschlossen sein.

Einen Schichtplan wieder öffnen¶

Ein geschlossener Schichtplan ist schreibgeschützt. So bearbeiten Sie ihn erneut:

Klicken Sie in der oberen Leiste auf Öffnen.
Der Schichtplan kehrt in den bearbeitbaren Status zurück.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.

Für die Bearbeitung eines veröffentlichten Schichtplans ist kein erneutes Öffnen nötig — die Veröffentlichung schließt ihn nicht.

Note

Mitarbeiter sehen jede Änderung an einem veröffentlichten Schichtplan, unabhängig davon, ob Sie ihn erneut veröffentlichen.

Schichtplan-Status¶

Status	Beschreibung	Verfügbare Aktionen
Entwurf	Wird erstellt	Bearbeiten, Smart Schedule
Vorbereitet	Bereit zur Planung; ein veröffentlichter Schichtplan steht ebenfalls hier	Bearbeiten, Smart Schedule, Veröffentlichen
Berechnet	Schichten zugewiesen	Bearbeiten, Validieren, Veröffentlichen
Geschlossen	Gesperrt — der Schichtplan kann nicht mehr geändert werden	Anzeigen, Öffnen

Anfragen¶

Mitarbeiter können Anfragen für Abwesenheiten, Schichtänderungen oder andere Änderungen einreichen.

Anfragen anzeigen¶

Wechseln Sie über das Dropdown-Menü zur Ansicht Anfragen.
Oder greifen Sie über Personen > Anfragen im linken Menü darauf zu.

Eine Anfrage genehmigen oder ablehnen¶

Klicken Sie auf eine Anfrage.
Überprüfen Sie die Details.
Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.
Der Schichtplan wird entsprechend aktualisiert (bei genehmigten Anfragen).

Eine Anfrage im Namen eines Mitarbeiters erstellen¶

Klicken Sie in der Schichtplanansicht auf eine Tages-/Mitarbeiterzelle.
Wählen Sie Neue Anfrage.
Füllen Sie die Details der Anfrage aus.
Speichern Sie.

Export und Import¶

Einen Schichtplan exportieren¶

Aus der Schichtplanliste:

Gehen Sie zu Zeitplan (Hauptmenü).
Klicken Sie oben rechts auf Exportieren.
Wählen Sie die zu exportierenden Schichtpläne aus.
Laden Sie die Datei herunter.

Innerhalb eines Schichtplans:

Öffnen Sie die Detailansicht des Schichtplans.
Klicken Sie in der oberen Leiste auf die Export-Schaltfläche.
Wählen Sie das Format.
Laden Sie die Datei herunter.

Einen Schichtplan importieren¶

Gehen Sie zu Zeitplan (Hauptmenü).
Klicken Sie oben rechts auf Importieren.
Wählen Sie die zu importierende Datei aus.
Ordnen Sie die Datenfelder zu.
Klicken Sie auf Importieren.

Tipps¶

Überprüfen Sie den Schichtplan vor der Veröffentlichung gründlich.
Verwenden Sie die Tagesansicht, um die Abdeckung zu kritischen Zeiten zu prüfen.
Kommunizieren Sie Änderungen zeitnah an die Mitarbeiter.
Halten Sie den Bedarf aktuell, wenn sich die geschäftlichen Anforderungen ändern.
Verwenden Sie nach kleineren Änderungen Lücken füllen, anstatt den gesamten Schichtplan neu zu erstellen.