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Sloneek HR-Integration

WFM kann genehmigte Abwesenheiten von Mitarbeitern aus Sloneek HR importieren. Der Import läuft automatisch jede Stunde und überträgt die Abwesenheiten in den Dienstplan, wo sie Schichten blockieren und auf den Urlaubsfonds angerechnet werden.

Was importiert wird

WFM importiert jede genehmigte Abwesenheit aus Sloneek. Mitarbeiter werden über die E-Mail-Adresse mit WFM-Mitarbeitern abgeglichen.

Feld Beschreibung
Mitarbeiter-E-Mail Wird mit WFM-Mitarbeitern über die E-Mail abgeglichen
Von/Bis Beginn und Ende der Abwesenheit
Abwesenheitstyp Das Sloneek-Abwesenheitsereignis (Dovolenka, Lekár, …), verwendet für die Typzuordnung unten
Status Nur Abwesenheiten mit dem Status genehmigt werden importiert

Sloneek-Integration konfigurieren

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Anwendungen.
  2. Klicken Sie auf Neue Anwendung und wählen Sie den Typ Sloneek.

  3. Füllen Sie aus:

    Feld Beschreibung
    Client-ID Client-ID der Sloneek-API
    Clientschlüssel Client-Secret der Sloneek-API

    Beide Werte werden verschlüsselt gespeichert.

  4. Klicken Sie auf Speichern. WFM verbindet sich mit Sloneek und lädt die Liste der Abwesenheitstypen für die Zuordnungstabelle.

Zuordnung von Abwesenheitstypen

Nachdem die Zugangsdaten gespeichert sind, können Sie im Abschnitt Zuordnung von Abwesenheitstypen jeden Sloneek-Abwesenheitstyp einem WFM-Anfragetyp zuordnen - zum Beispiel, damit Urlaub und Arztbesuche mit der richtigen Bezeichnung und Farbe im Dienstplan erscheinen.

  1. Wählen Sie unter Standard-Anfragetyp den Anfragetyp, der für jede Abwesenheit verwendet wird, deren Typ Sie nicht zuordnen.
  2. Fügen Sie für jeden Abwesenheitstyp, den Sie gesondert anzeigen möchten, eine Zeile hinzu: Wählen Sie den Abwesenheitstyp (zum Beispiel Dovolenka oder Lekár) und den Anfragetyp, dem er zugeordnet wird.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Als Zuordnungsziel werden nur Anfragetypen für Abwesenheiten angeboten, weil eine importierte Abwesenheit immer eine Abwesenheit darstellt. Eine Abwesenheit, deren Typ nicht zugeordnet ist, fällt auf den Standard-Anfragetyp zurück.

Wie der Import funktioniert

Der Import läuft automatisch jede Stunde über einen Cronjob. Der Ablauf:

  1. Stellt mit den gespeicherten Zugangsdaten eine Verbindung zur Sloneek-API her.
  2. Lädt die genehmigten Abwesenheiten für das Importfenster herunter.
  3. Gleicht Mitarbeiter über die E-Mail mit WFM-Mitarbeitern ab.
  4. Erstellt oder aktualisiert die passenden WFM-Datensätze (markiert mit der Quelle „sloneek").

Jede importierte Abwesenheit erscheint außerdem als angenommene Abwesenheitsanfrage im Dienstplan.

Wie die importierten Daten verwendet werden

Schichtplanung

Beim Erstellen von Schichtplänen prüft WFM auf Abwesenheitskonflikte. Hat ein Mitarbeiter während einer geplanten Schicht eine importierte Abwesenheit, wird die Schicht automatisch angepasst oder geteilt, und die Arbeitsplatzadministratoren erhalten eine Benachrichtigung.

Urlaubsfonds

Importierte Abwesenheiten werden auf die Urlaubsnutzung des Mitarbeiters angerechnet. Der Urlaubsfonds verfolgt die Nutzung über alle Quellen hinweg (Sloneek, Pinya, manuelle Anfragen, andere Integrationen).

Datenabgleich

Mitarbeiter werden zwischen Sloneek und WFM über die E-Mail-Adresse abgeglichen. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter in beiden Systemen übereinstimmen. Existiert ein Mitarbeiter in Sloneek, aber nicht in WFM (keine übereinstimmende E-Mail), wird die Abwesenheit übersprungen.

Hinweise

  • Die Typzuordnung dient nur der Anzeige - eine nicht zugeordnete Abwesenheit wird trotzdem importiert und blockiert weiterhin den Dienstplan, sie wird nur als der standardmäßige (allgemeine) Abwesenheitstyp angezeigt.
  • Ein erneuter Import erstellt keine doppelten Datensätze; bestehende Datensätze werden abgeglichen und aktualisiert.
  • Die Liste der Abwesenheitstypen wird beim Speichern der Integration aus Sloneek geladen und beim stündlichen Import aktualisiert, neu hinzugefügte Sloneek-Abwesenheitstypen erscheinen also automatisch.
  • Sind die Zugangsdaten ungültig oder ist Sloneek nicht erreichbar, protokolliert der Import einen Fehler und versucht es in der nächsten Stunde erneut.