Pinya HR-Integration¶

WFM kann Abwesenheitsdatensätze von Mitarbeitern aus Pinya HR importieren. Der Import läuft automatisch jede Stunde über einen Cronjob. Die Daten werden für die Urlaubsplanung und die Erkennung von Schichtkonflikten verwendet.

Was importiert wird¶

Pinya HR stellt Abwesenheitsdatensätze für Mitarbeiter bereit. WFM importiert:

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter-ID	Wird über die E-Mail-Adresse mit WFM-Mitarbeitern abgeglichen
Daten Von/Bis	Start- und Enddatum der Abwesenheit
Abwesenheitstyp	Der Pinya-Abwesenheitstyp (Urlaub, Krankheitstag, HO, …), verwendet für die Typzuordnung unten

Note

Alle Abwesenheitsdatensätze werden importiert. Jeder trägt seinen Pinya-Abwesenheitstyp, den Sie einem bestimmten WFM-Anfragetyp zuordnen können - siehe Zuordnung von Abwesenheitstypen.

Pinya-Integration konfigurieren¶

Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Anwendungen.
Klicken Sie auf Neue Anwendung und wählen Sie den Typ Pinya.

Füllen Sie aus:

Feld	Beschreibung
Basis-URL	Basis-URL der Pinya-API
Mandant	Kennung des Pinya-Mandanten
Zugriffstoken	Authentifizierungstoken
Abwesenheiten während der Arbeitszeit ausschließen	Wenn aktiviert, werden in Pinya als Arbeitszeit markierte Abwesenheiten nicht importiert
Offset Datum von	Wie viele Monate in die Vergangenheit Abwesenheiten importiert werden
Offset Datum bis	Wie viele Monate in die Zukunft Abwesenheiten importiert werden

Klicken Sie auf Speichern.

Um die Einstellungen später zu ändern, öffnen Sie die vorhandene Pinya-Anwendung in der Liste - jeder Anwendungstyp kann nur einmal angelegt werden.

Zuordnung von Abwesenheitstypen¶

Jede Pinya-Abwesenheit trägt einen Typ (Urlaub, Krankheitstag, HO, …). Im Abschnitt Zuordnung von Abwesenheitstypen können Sie jeden Typ einem WFM-Anfragetyp zuordnen, damit Abwesenheiten mit der richtigen Bezeichnung und Farbe im Dienstplan erscheinen.

Wählen Sie unter Standard-Anfragetyp den Anfragetyp, der für jeden nicht zugeordneten Abwesenheitstyp verwendet wird.
Fügen Sie für jeden Pinya-Abwesenheitstyp, den Sie gesondert anzeigen möchten, eine Zeile hinzu: Wählen Sie den Abwesenheitstyp und den Anfragetyp, dem er zugeordnet wird.
Klicken Sie auf Speichern.

Als Zuordnungsziel werden nur Anfragetypen für Abwesenheiten angeboten. Eine Abwesenheit, deren Typ nicht zugeordnet ist, fällt auf den Standard-Anfragetyp zurück. Die Zuordnung dient nur der Anzeige - eine nicht zugeordnete Abwesenheit wird trotzdem importiert und blockiert weiterhin den Dienstplan.

Die Liste der Pinya-Abwesenheitstypen wird aus den Daten des stündlichen Imports gefüllt, ein Typ erscheint also im Dropdown, sobald er mindestens einmal importiert wurde.

Wie der Import funktioniert¶

Der Import läuft automatisch jede Stunde über einen Cronjob. Der Ablauf:

Stellt mit den konfigurierten Anmeldedaten eine Verbindung zur Pinya-API her.
Lädt die Mitarbeiterliste herunter und ordnet E-Mails den WFM-Mitarbeiter-IDs zu.
Lädt Abwesenheitsdatensätze für den konfigurierten Datumsbereich herunter.
Erstellt oder aktualisiert Datensätze in der WFM-Datenbank.
Markiert Datensätze mit der Quelle „pinya" zur Nachverfolgung.

Manueller Import¶

Es gibt keine Schaltfläche für den manuellen Import. Der Import läuft automatisch. Wenn Sie einen Import sofort auslösen müssen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Wie die importierten Daten verwendet werden¶

Schichtplanung¶

Beim Erstellen von Schichtplänen prüft WFM auf Abwesenheitskonflikte. Wenn ein Mitarbeiter während einer geplanten Schicht eine importierte Abwesenheit hat:

Die Schicht wird automatisch angepasst oder geteilt.
Administratoren erhalten eine Benachrichtigung über den Konflikt.

Urlaubsfonds¶

Importierte Abwesenheiten werden auf die Urlaubsnutzung des Mitarbeiters angerechnet. Der Urlaubsfonds verfolgt die Nutzung über alle Quellen hinweg (Pinya, manuelle Anfragen, andere Integrationen).

Benachrichtigungen¶

Arbeitsplatzadministratoren erhalten Benachrichtigungen, wenn eine importierte Abwesenheit mit einer geplanten Schicht kollidiert.

Datenabgleich¶

Mitarbeiter werden zwischen Pinya und WFM über die E-Mail-Adresse abgeglichen. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter in beiden Systemen übereinstimmen.

Wenn ein Mitarbeiter in Pinya, aber nicht in WFM existiert (keine übereinstimmende E-Mail), wird der Abwesenheitsdatensatz übersprungen.

Filteroptionen¶

Abwesenheiten während der Arbeitszeit ausschließen¶

Standardmäßig (Abwesenheiten während der Arbeitszeit ausschließen deaktiviert) werden alle Abwesenheitsdatensätze importiert.

Wenn aktiviert, werden in Pinya als „Arbeitszeit" markierte Datensätze übersprungen. Verwenden Sie dies, wenn Pinya sowohl Abwesenheiten als auch Arbeitszeiten erfasst und Sie nur Abwesenheiten wünschen.

Hinweise¶

Der Import erstellt keine doppelten Datensätze – bestehende Datensätze werden über die externe ID abgeglichen.
Importierte Datensätze werden in der Datenbank mit der Quelle „pinya" markiert.
Der Datumsbereich für den Import wird aus dem aktuellen Datum plus den Offsets berechnet.
Wenn die Pinya-Anmeldedaten ungültig sind oder die API nicht verfügbar ist, protokolliert der Cronjob einen Fehler und versucht es in der nächsten Stunde erneut.